Selbstständige müssen elektronische Kontoauszüge aufbewahren

Berlin - Immer mehr Kunden nutzen Online-Banking. Auch die Kontoauszüge werden häufig nicht mehr ausgedruckt, sondern auf dem Computer gespeichert. Bei der Aufbewahrung müssen sich vor allem Selbstständige an bestimmte Pflichten halten.

Selbstständige und Gewerbetreibende müssen elektronische Kontoauszüge entsprechend aufbewahren. Dabei müssen sie allerdings aufpassen, rät Constanze Grüning vom Bund der Steuerzahler. Da die Auszüge nicht allein dem Kontoinhaber, sondern auch dem Finanzamt als Quelle der Information über seine Umsätze dienen, müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten beachtet werden.

"Die Aufbewahrungspflicht wird zum Beispiel nicht erfüllt, wenn elektronische Kontoauszüge ausgedruckt und als Papierbeleg aufbewahrt werden, der elektronische Beleg aber gleichzeitig gelöscht wird", erklärt Grüning. Es ist notwendig, dass digitale Dokument in elektronischer Form auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu sichern. Zudem müssen über einen Zeitraum von zehn Jahren die elektronischen Kontoauszüge jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein.

Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass die Daten später nicht mehr verändert werden können. Banken übermitteln die Kontodaten häufig in Bilddateiformaten, zum Beispiel im TIF-Format oder als PDF-Format, damit diese weiterverarbeitet werden können. In den Geschäftsbedingungen wird allerdings oft darauf hingewiesen, dass damit die Voraussetzungen für die Anerkennung der Belege beim Finanzamt nicht gewährleistet sein müssen. "Dies hat allein der Steuerzahler zu verantworten", sagt Grüning.

Wer diese Voraussetzungen nicht erfüllen kann oder möchte, sollte weiterhin die Papierbelege seiner Bank anfordern oder mit seiner Bank eine Vereinbarung treffen, damit innerhalb des Aufbewahrungszeitraumes jederzeit auf die Kontoauszüge zugegriffen werden kann, rät der Bund der Steuerzahler.