Gemeinde Biederitz nutzt Software eines Potsdamer Vereines Digitales Ratssystem erleichtert Arbeit und erhöht Transparenz
In der Gemeindeverwaltung Biederitz wird seit einigen Wochen ein elektronisches Ratsinformationssystem genutzt, von dem auch die Bürger profitieren.
Biederitz l Das elektronische System ist auf der Internetpräsenz der Gemeinde Biederitz angelegt. Unter der Adresse www.gemeinde-biederitz.de findet man in der rechten oberen Ecke den braunen Schriftzug "Ratsinformationssystem". Hier befindet sich ein öffentlicher Bereich, den alle Nutzer einsehen können.
Für die Mitglieder des Gemeinderates und der Ausschüsse des Gemeinderates gibt es zudem einen geschützten Bereich, der nur über ein individuelles Passwort erreichbar ist. Dort werden interne Informationen und nichtöffentliche Dokumente hinterlegt.
Die digitale Gremienarbeit setzt sich mehr und mehr durch. Schon viele Kommunen in Deutschland - auch die Gemeinde Möser - nutzen für ihre Arbeit in den Gremien einen digitalen Sitzungsdienst. Hier können Termine und Abläufe bequem über den Computer organisiert werden. Dokumente und Formulare stehen den Ratsmitgliedern jederzeit online zur Verfügung. Sie können entweder nur angeschaut, aber auch auf eigene Datenspeicher heruntergeladen werden.
Damit können Abläufe deutlich vereinfacht werden. Vor allem bedeutet die Umstellung eine enorme Kosten- und Arbeitsersparnis.
Bürgemeister Kay Gericke ist mit der Handhabung des Systems zufrieden. Dokumente könnten schnell auf den aktuellen Stand gebracht und an jedes Ratsmitglied übermittelt werden, sagt er und fügt an, dass damit auch die Tätigkeiten der Mitarbeiter des Sitzungsdienstes effizienter gestaltet werden konnten.
Enorm ist die Einsparung an Papier und Portokosten. Es werden lediglich die Einladungen noch per Post versandt. Alles andere steht fristgerecht im Internet bereit. Die Mitglieder sind für die Arbeit mit dem elektronischen System auf Wunsch mit einem Laptop ausgerüstet worden.
Nur zwei Räte verzichteten auf die Nutzung des neuen Kommuniaktionssystems. Sie erhalten die Unterlagen nach wie vor per Post.
Überlegt wird in der Gemeindeverwaltung nun, ob und wie auch die Arbeit der Ortschaftsräte in dieses System übernommen werden kann. Der Vorteil liegt dann in einem kompakten Sitzungskalender des Gemeinderates, der Ausschüsse und der Ortschaftsräte. Bislang werden Bekanntmachungen über anstehende Sitzungen auf den separaten Internetseiten der Ortschaften veröffentlicht. Das Suchen nach den Terminen könnte sich in einer umfassenden Übersicht deutlich vereinfachen und mögliche Überschneidungen vermeiden.
Das internetgestützte System trägt entscheidend zur wachsenden Transparenz der kommunalen Arbeit bei. Jeder Bürger kann alle öffentlichen Unterlagen und Anhänge, Tabellen, Statistiken usw. einsehen. Diese Hintergrundinformationen standen bisher nur den Rats- und Ausschussmitgliedern zur Verfügung.
Verantwortlich für den Ratsinformationsdienst der Gemeinde Biederitz ist der Förderverein für regionale Entwicklung. Seit vielen Jahren betreut der Förderverein aus Potsdam Kommunen bei ihrer digitalen Arbeit. Schon viele Webseiten sind durch eine Zusammenarbeit entstanden - auch die erweiterte Internetpräsenz der Gemeinde Biederitz. Nach zahlreichen Gesprächen mit den Projektpartnern aus der kommunalen Verwaltung zeichnete sich der Wunsch nach diesem Ratsinformationsdienst ab.
"Das System ist in enger Zusammenarbeit mit unseren langjährigen Partnern aus der Gemeinde entwickelt worden", berichtet Projekt-Koordinatorin Claudia Ehrchen. Dank der Projektförderung konnte das System der Gemeinde Biederitz zu günstigen Konditionen bereitgestellt werden. "Gerade bei der aktuellen Finanzlage der Kommunen kann eine gängige Gremieninformations-Software oftmals nur schwer finanziert werden", sagt Claudia Ehrchen. Bei allen Fragen um das Ratsinformationssystem bleibt der Förderverein der erste Ansprechpartner. In den kommenden Jahren ist die Nachbetreuung durch die Potsdamer garantiert.
