Die Mitglieder des Hauptausschusses reagierten zustimmend auf den Vorschlag des Bürgermeisters, im nächsten Jahr die papierlose Ratsarbeit in Gommern einzuführen. Statt mit Papier und Kugelschreiber werden sie mit Tablet-PCs ausgestattet.

Gommern/Genthin l "Wir können uns der neuen Technik nicht verschließen", sagte Heinz-Hellmer Wegener (CDU) auf den Vorschlag von Bürgermeister Jens Hünerbein (parteilos), 2016 die papierlose Ratsarbeit in Gommern einzuführen. Dem Stadtchef schwebt das "Genthiner Modell" vor. Dort sind die Mitglieder des Stadtrates und alle Ortsbürgermeister bereits seit knapp zwei Jahren mit iPads ausgestattet.

Aus Sicht des Genthiner Bürgermeisters Thomas Barz (parteilos) haben sich alle Erwartungen, die man in die Einführung der papierlosen Ratsarbeit gesteckt habe, erfüllt.

Die finanziellen Einsparungen belaufen sich auf eine "Summe im mittleren vierstelligen Bereich". Da Beschlussvorlagen, Haushaltspläne und B-Pläne nicht mehr ausgedruckt werden müssen, verbraucht die Stadt bedeutend weniger Papier im Jahr.

In Gommern wie Genthin besteht der Stadtrat aus 28 Mitgliedern.

"Und daran hatten wir anfangs gar nicht gedacht", ergänzte Thomas Barz. Es müsse auch deutlich weniger Papier entsorgt werden. Früher sei einiges zusammengekommen, wenn Ratsmitglieder ihre Schränke aufräumten und alte Unterlagen zur Entsorgung im Rathaus ablieferten.

Für die Verwaltung bedeute die papierlose Ratsarbeit eine "wahnsinnige Erleichterung". Damit das System funktioniert, gibt es im Genthiner Rathaus entsprechende Dienstanweisungen. Freigaben erteilt der Bürgermeister. "Da vergisst man keine Sachen."

Als nächster Schritt soll die Nachfolgekontrolle in Genthin ausgebaut werden: Was ist aus meiner Anfrage geworden?

Wenn sich die Genthiner Ratsmitglieder wegen eines Problems mit ihrem Tablet-PC an den IT-Fachmann im Rathaus wenden, dann fast immer weil sie sich selbst ausgesperrt haben. Obwohl sie sich ihre Passwörter selbst aussuchen konnten. "Wir haben sehr hohe Sicherheitsstandards", erklärte Thomas Barz. "Datenschutz ist essentiell."

Private Nutzung der iPads ist nicht erlaubt

Datenschutz bedeutet auch, dass es extra Mobilfunktverträge für die Tablet-PCs gibt. Das private W-LAN ist ebenso tabu wie eine private Nutzung der Geräte. Sie sind einzig und allein für die Ratsarbeit gedacht.

Anfangs war es nicht möglich gewesen, auf den iPads der Genthiner Stadträte PDF-Dokumente zu speichern. Das war einer der wenigen Kritikpunkte gewesen, die die Kommunalpolitiker kurz nach der Einführung nannten.

Das heißt: Dokumente wie Beschlussvorlagen oder Satzungen mussten jedes Mal aufs Neue aufgerufen werden, statt schneller vom Desktop des mobilen Gerätes darauf zugreifen zu können. Inzwischen wurde ein Programm entdeckt, das das Speichern ermöglicht, sagte Thomas Barz.

Auch die Befürchtung, dass die Ratsmitglieder in den Sitzungen nur noch auf ihre Bildschirme starren und immerzu tippen und wischen, hat sich nicht bewahrheitet. Allerdings werden im Genthiner Stadtrat (und teilweise auch in den Ortschaftsratssitzungen) die Tagesordnung und jede Beschlussvorlage per Beamer an die Wand geworfen. Das ist zugleich ein Service für die Bürger, die normalerweise nicht über die Unterlagen verfügen und denen es so einfacher gemacht wird, der Sitzung zu folgen.

"Kommuniktion auf hohem Niveau" hatte Thomas Barz zur Einführung der papierlosen Ratsarbeit im Sommer 2013 versprochen. Per E-Mail würden die Ratsmitglieder umfassend informiert werden. "Früher hat man sich vielleicht gefragt, soll ich das jetzt per Brief rausschicken soll oder nicht. Das ist heute nicht mehr so." Wie viel jedes Ratsmitglied von den Informationen aus dem Rathaus liest, ist ihm selbst überlassen. Anhand der Nachfragen merke man aber, dass das Interesse da sei.

Die Beschlussvorlagen auf dem Tablet-PC können mit Lesezeichen und Notizen versehen, also genauso wie ihre Papier-Zwillinge behandelt werden.

Außerdem kann jedes Ratsmitglied alles einsehen, sich also selbst informieren, wie beispielsweise in Ausschüssen mit verschiedenen Themen umgegangen wurde. Und es ist möglich, alte Beschlüsse aufzurufen. Mehr als ein Jahrzehnt können die Genthiner rückwärts gehen.

Probesitzung zur Einführung neuer Technik

Um auch jenen Ratsmitgliedern einen reibungslosen Einstieg in die papierlose Ratsarbeit zu ermöglichen, die den Umgang mit Computern nicht gewohnt waren, wurde eine Probe-Ratssitzung mit den Tablet-PCs abgehalten. Die Powerpacks, die als Ersatz-Akkus angeschafft wurden, kamen noch nicht ein einziges Mal zum Einsatz.