Kein Papier im Rat ist Erfolgsmodell

Seit mehr als einem Jahr wird im Genthiner Stadtrat papierlos gearbeitet. Die Bilanz dieser Umstellung auf die digitale Technik fällt allgemein positiv aus. Auch andere Kommunen sind dem Beispiel aus der Kanalstadt gefolgt.

Genthin l Die papierlose Ratsarbeit ist ein Erfolg. Tablet PCs und eine spezielle App ersetzen seit dem Sommer 2013 einen Papierstapel an Unterlagen.

Die Zahlen sind immens. In der Vergangenheit hat die Genthiner Stadtverwaltung rund 150 000 Blatt Papier für die 90 Sitzungen bedruckt, die in der Stadt jährlich stattfinden. Allein die Druckkosten beliefen sich auf 13 000 Euro. Für den Versand der Unterlagen kamen weitere 5000 Euro hinzu. Plus die Personalkosten.

Am Ende schlugen knapp 30 000 Euro zu Buche. "Das waren Gründe genug, um auf die digitale Technik umzustellen", erläutert Bürgermeister Thomas Barz. Allerdings bedeutete das nicht, dass die Kosten auf Null gesenkt wurden, führt der Bürgermeister aus. Denn neben den Anschaffungskosten, schlagen auch laufende Lizenzkosten sowie Mobilfunkverträge und Wartungskosten zu Buche, sodass die eigentliche Ersparnis am Ende des Jahres bei rund 3500 Euro liegt. "Immer noch genug", findet der Bürgermeister. Er sieht die papierlose Ratsarbeit als Teil der Sparbemühungen der Verwaltung, in deren Verlauf auch die Arbeitsplatzdrucker abgeschafft worden. "Durch den Wegfall von Toner-Tinte- und Papierkosten ist hier ein Betrag von knapp 12 000 Euro eingespart worden", erläutert der Stadtchef.

Die papierlose Ratsarbeit habe sich ohnehin bewährt. Im Sommer 2013 wurden die Stadträte im Umgang mit den neuen Geräten geschult und auch sensibilisiert. Denn das Thema Datenschutz sei ein wichtiger Faktor. So sind die I-Pads der Stadträte mit Kennwörter gesichert, auch die private Nutzung ist nicht gestattet, um sensible Daten der Stadt zu schützen.

Mittlerweile hat sich die Technik etabliert. Die Stadträte nutzen ihre Laptops ausgiebig für die Ratsarbeit, sehen Vorlagen ein, beschäftigen sich mit zusätzlichen Informationen wie Kartenmaterial oder Hintergrundinformationen, die die Stadt zur Verfügung stellt. Gelobt werden die umfänglichen Suchmöglichkeiten, mit denen auf älteres Material zurückgegriffen werden kann. Eine technische Funktion, die in ähnlicher Funktion auch zur allgemeinen Nutzung auf der Internetseite der Stadt Genthin im Bürgerinfoportal angeboten wird. Mittlerweile wird in der Stadt die Ausweitung der papierlosen Ratsarbeit auch auf die Ortschaftsräte vorangetrieben. In einigen Gremien wurde bereits die Bereitschaft zur Teilnahme erfragt. Auch in anderen Gemeinden nimmt man sich den Genthiner Vorstoß, der bereits zu Zeiten Altbürgermeister Bernickes in Angriff genommen wurde, zum Vorbild. "Wir hatten vier Kommunen zu Gast die sich über die Technik informiert haben", berichtet der Bürgermeister. Eine der Kommunen war die Gemeinde Hohe Börde. Dort wurde die papierlose Ratsarbeit mit Beginn der neuen Legislaturperiode eingeführt. "Bisher fielen für die 146 Sitzungen von Ortschaftsräten, Gemeinderat und Ratsausschüssen pro Jahr 1,486 Millionen Druckseiten für Informations- und Beschlussvorlagen an", berichtet Sprecher Maik Schulz. Unterm Strich hatte der jährliche Aufwand für die Papier-Aufbereitung der Sitzungsunterlagen knapp 135 000 Euro gekostet.

Die Einführung der digitalen Ratsarbeit werde sich bereits nach anderthalb Jahren rechnen, meint Schulz. In der Hohen Börde wurden alle Ortschaftsräte, Ortsbürgermeister, Gemeinderäte, die in die Ausschüsse berufenen sachkundigen Bürger und leitende Mitarbeiter der Verwaltung ausgestattet. Erste Erfahrungen zeigten auch dort, dass die Technik die Arbeit erleichtert.