Kleine Computer verdrängen große Papierberge

Ganz ohne Papier will die Gemeinde Hohe Börde während der Sitzungen ihrer Ortschafts- und Gemeinderäte auskommen. Zum 1. Juli sollen die Parlamentarier ausschließlich elektronisch - mit Tablets - arbeiten.

Irxleben/HoheBörde l Jeder zukünftige Mandatsträger der Hohen Börde, alle sachkundigen Bürger der Ratsausschüsse und die Sitzungsbetreuer der Verwaltung sollen ab dem 1. Juli mit I-Pads (Computer-Tablets) ausgerüstet werden.

Das hat der Gemeinderat Hohe Börde bei einer Enthaltung einmütig beschlossen. Damit ist die Zeit der Papier-Beschlussvorlagen vorbei. Hauptgrund für die Umstellung ist die Wirtschaftlichkeit. Bisher fallen pro Jahr für die 146 Sitzungen der Räte und Ausschüsse 1,486 Millionen Druckseiten für die Informations- und Beschlussvorlagen an.

Aufbereitung der Unterlagen kostet derzeit 135000 Euro

Damit verbunden sind erhebliche, Material-, Sach-, und Personalkosten. Die Verwaltungsmitarbeiter müssen bisher die Vorlagen kopieren, sortieren und per Post versenden.

Allein die Portokosten belaufen sich auf gut 34000 Euro pro Jahr, die Druckkosten (einschließlich Papier und Strom) betragen 80500 Euro. Unterm Strich kostet der Aufwand für die Papier-Aufbereitung der Sitzungsunterlagen knapp 135000 Euro.

Demgegenüber stehen zukünftig einmalige Anschaffungskosten für Software und Tablets von knapp 52000 Euro sowie laufende Kosten (u.a. für die abzuschließenden Datentarife der Tablets ) in Höhe von 53000 Euro pro Jahr. Damit würde sich die Umstellung auf die papierlose Ratsarbeit nach anderthalb Jahren amortisieren.

Neben der abzusehenden Kostenersparnis verspricht die auf den Tablets installierte Software nach Einschätzung der Verwaltung bessere Arbeitsmöglichkeiten für Mandatsträger und Verwaltung.

Ein weiterer Schritt auf dem Weg der Digitalisierung

So sind Volltextrecherchen auf allen Sitzungsunterlagen, digitale Kommentare und ein automatischer Datenabgleich bei kurzfristigen Änderungen der Unterlagen jederzeit möglich.

Vor dem Startschuss von "eGemeinderat" am 1. Juli werden alle Tablet-Träger geschult.

Mit der Einführung macht die Gemeinde Hohe Börde einen weiteren Schritt ins digitale Zeitalter. Nach Einführung eines rathausinternen elektronischen Sitzungs-Management-Systems hatte die Gemeinde 2012 eine digitale Online-Datenbank auf der Internetseite (www.hohe.boerde.de) eingerichtet. Unter dem Link "Ratsinformationen" sind sämtliche öffentlichen Beschlussvorlagen und Tagesordnungen auch durch die Bürger einzusehen. Die Mandatsträger haben online auch Zugriff zu den nichtöffentlichen Beschlussvorlagen.

Im Gemeinderat gab es breite Zustimmung für das Vorhaben. Dieter Dähnhardt (FWG) wies darauf hin: "Es soll ja zukünftig gar keine Papiervorlagen mehr geben. Da bin ich grundsätzlich dafür. Was ist aber, wenn sich ein Abgeordneter aus welchen Gründen auch immer, dieser Form verweigert? Das sollten wir vorab klären." Die Ratsrunde stimmte zu, diesen Aspekt juristisch prüfen zu lassen.