Stilsicher internationale Verhandlungen meistern

Freiamt (dpa/tmn) - Ein falscher Satz, eine unangemessene Geste - schon ist die ganze Verhandlung ruiniert. Das kann auch in Deutschland passieren. Noch komplizierter wird es aber bei internationalen Meetings.

"In jedem Land und in jeder Kultur gibt es Unterschiede, was Taktiken, Strategien sowie Form und Setting angeht", sagt Peter Kempf von der Trainings- und Beratungsfirma KeSch International. Um eine akribische Vorbereitung kommt also niemand herum, erklärt der Jurist Roger Hessel aus Bonn, der schon Projekte in Italien, Frankreich, der Türkei und Aserbaidschan begleitet hat.

Rahmenbedingungen vorab klären

Berufstätige sollten dazu vorab die Rahmenbedingungen des Treffens klären: Wo findet es statt, in welcher Sprache wird verhandelt? Wer wird teilnehmen, welche Teilnehmer sind Entscheider? Und: Wie viele nehmen auf der Gegenseite teil? "In vielen Kulturen ist es wichtig, dass die Personenzahl auf beiden Seiten ungefähr im Gleichgewicht ist", erklärt Peter Kempf.

Auch Hierarchien spielen eine wichtige Rolle, Führungspositionen etwa sollten ausgeglichen vertreten sein. In vielen Ländern wie China, Brasilien, Japan oder auch Rumänien fühle sich der Geschäftspartner nicht genügend wertgeschätzt, wenn der Geschäftsführer beim Meeting mit dem hierarchisch niedriger gestellten Key Account Manager oder Einkäufer verhandeln muss.

Die richtigen Kommunikationskanäle

Kein Projekt und keine Verhandlung kommt zustande, wenn die Kommunikation nicht stimmt. Dafür gilt es zunächst, die richtigen Kanäle zu wählen. "Ich musste lernen: E-Mails funktionieren in Italien oft nicht", berichtet Hessel. Stattdessen treffe man sich persönlich zum Kaffee - oder bespreche sich am Telefon. Kempf rät: "Bei Verhandlungen sollte immer eine Person zugegen sein, die die Sprache des jeweiligen Landes perfekt spricht."

Smalltalk oder schnell zum Punkt?

Kristin Koschani-Bongers, Kommunikations- und Etikette Trainerin, differenziert zwischen abschlussorientierten und beziehungsorientierten Ländern. Beim Thema Small Talk wird der Unterschied deutlich. In Deutschland, das zu den abschlussorientierten Ländern zählt, kommen Teilnehmer meist zu Beginn eines Meetings schnell zum Punkt. "In beziehungsorientierten Ländern ist Small Talk dagegen immens wichtig", erklärt Koschani-Bongers. Damit der Gesprächsstoff nicht gleich ausgeht: Vor der Geschäftsreise über die Kultur und das Land informieren.

Indirekte und direkte Kommunikation - auch damit müssen internationale Geschäftsleute zu jonglieren wissen. In beziehungsorientierten Ländern wie Indien sei es normal, dass Geschäftsleute "oft lange um den heißen Brei herumreden", wie Koschani-Bongers erläutert. Eine beliebte Antwort auf Rückfragen sei etwa ein schlichtes "no problem". Damit drückt der Gesprächspartner aber nicht aus, dass alles geregelt wird, "sondern lediglich, dass er das eben Gesagte gehört hat". Hier gilt für Verkäufer oder Manager aus abschlussorientierten Ländern: Viele Rückfragen stellen, um sicherzugehen, dass alle auf demselben Stand sind.

Umgang mit Visitenkarten in China

Vermeintlich nebensächliche Aspekte eines Meetings können in anderen Kulturen enorm wichtig sein. In asiatischen Ländern sei das zum Beispiel das Überreichen von Visitenkarten. Wer eine angebotene Visitenkarte einfach ungesehen in die Hosentasche packt, missachtet ein Ritual, um seine Wertschätzung für das Gegenüber auszudrücken. "Ich muss die Karte mit beiden Händen entgegennehmen, mich verbeugen, entsprechend würdigen, zum Beispiel das ansprechende Design kommentieren", erläutert Trainerin Koschani-Bongers.

Auch wenn Geschäftsleute alle Details über kulturelle Unterschiede einstudiert haben und jahrelange Erfahrung vorweisen können: Am Ende ist es wichtig zu erkennen, dass man immer durch die eigenen kulturelle Sichtweise geprägt ist. Und: zu den eigenen Wurzeln zu stehen. "Wenn du in Rom bist, versuch zu verhandeln wie ein Römer, aber gib nicht vor, dass du ein Römer bist", rät Roger Hessel.