Digitales Rathaus Magdeburg

Magdeburg l Ein Ziel des Bundesprogramms „Digitale Verwaltung 2020“ ist es, dass im Grunde kein Bürger mehr eine Verwaltung aufsuchen muss. „Das halte ich für nicht erstrebenswert und auch für falsch“, sagt Magdeburgs OB Lutz Trümper. Es gebe zahlreiche Aktivitäten, bei denen die Bürger ganz einfach ins Rathaus oder in die Bürgerbüros kommen müssen. „Der Mitarbeiter, der zum Beispiel einen Personalausweis aushändigen soll, muss doch ganz einfach sehen können, wem er dieses wichtige Dokument übergibt. Und der Bürger muss doch auch dafür persönlich unterschreiben“, sagt Trümper. Derartige Urkundenangelegenheiten, bei denen der Bürger tatsächlich physisch anwesend sein müsse, gebe es viele.

Dabei ist für den OB noch ein anderer Aspekt wichtig: „Die Bürger sollen das Rathaus durchaus auch als ,ihr‘ Rathaus wahrnehmen“, so Trümper, als einen wichtigen Bestandteil der demokratischen Grundordnung. Das Rathaus auch als Ort der politischen Mitsprache.

Allerdings weiß der OB natürlich auch, dass es für die Menschen durchaus attraktiv ist, Behördenangelegenheiten bequem vom heimischen Computer aus zu erledigen. „Das ist klar und dafür haben wir mit unserem Bürgerportal auch die entsprechenden Voraussetzungen geschaffen“, sagt Trümper. Nicht wenige Fragen könnten allein schon mit Hilfe der Internetseite der Stadt geklärt werden. Konkretere Anfragen könnten dann auch per E-Mail oder per DE-Mail erfragt werden. Es werden von der Stadt Foren in den sozialen Netzwerken, wie Facebook, angeboten. Behördentermine könnten online vergeben werden und es lassen sich auch zahlreiche Unterlagen, wie etwa Anträge, auf den heimischen PC herunterladen.

Mit dem DE-Mail-System und der Onlinefunktion des Personalausweises (eID-Funktion) lasse sich mit Sicherheit noch einiges mehr an Kommunikation zwischen Rathaus und Bürger verwirklichen. „Das werden wir ebenfalls weiter umsetzen. Aber ich bleibe dabei: Es gibt Angelegenheiten, die lassen sich persönlich im Rathaus besser und schneller erledigen, und das wird sich auch kaum ändern“, ist sich der OB sicher.

Er denke dabei etwa an Baugenehmigungen. „Nicht selten lassen sich Probleme im persönlichen Gespräch mit dem erfahrenen Sachbearbeiter viel schneller klären als in einem umständlichen E-Mail-Verkehr.“

Mit „Digitalisierung der Verwaltung“ und „E-Government“ ist allerdings nicht nur der Online-Kontakt zwischen Rathaus und Bürger verbunden, sondern auch die Digitalisierung der Verwaltungen selbst. Die großen Vorteile der IT-Systeme und Möglichkeiten sollen genutzt werden. Dafür legen Bund und Land immer wieder Förderprogramme auf.

„Hier muss die Stadt natürlich immer den Anschluss halten. Das geht gar nicht anders“, sagt Trümper. Alle fünf bis zehn Jahre änderten sich It-Systeme, da dürfe man als Verwaltung nicht hinterherhinken. Die Stadt sei mit ihrem eigenen IT-Dienstleister KID-GmbH gut aufgestellt. Dort würden nicht nur IT-Dienstleistungen angeboten und übernommen, sondern auch neue Software für Verwaltungen entwickelt. Das Rathaus sei komplett intern vernetzt und mit wichtigen großen externen Datenbanken verbunden. Auch das sei Pflicht.

Alle Mitarbeiter der Verwaltung würden regelmäßig geschult. Dabei verfolge man die Strategie, die IT-Abläufe „von unten aufzubauen“. Die städtischen Mitarbeiter würden bei der Erstellung neuer Software möglichst mit einbezogen. „Die Anwender wissen oft am besten, was funktioniert und was nicht“, sagt Lutz Trümper. Das IT-Zeitalter werde von den städtischen Mitarbeitern „voll akzeptiert“.

Die Digitalisierung des Rathauses sei auch auf politischer Ebene umgesetzt worden. „Alle Stadträte haben Laptops bekommen und sind so mit dem Rathaus online verbunden.“

Stellt sich die Frage der Sicherheit im Netz. Auch da müsse ein Rathaus einen hohen Standard erreichen. Außer ganz wenigen Leuten, etwa den IT-Administratoren, kann nicht jeder an jeden der rund 2200 Computer, die in der Rathausverwaltung stehen. „Alle Bereiche sind passwortgeschützt, die Passwörter werden sehr kontrolliert vergeben“, erklärt der OB dazu. Darum bestehe übrigens auch die grundsätzliche Möglichkeit, dass ein Bürger im Zweifelsfalle immer in Erfahrung bringen kann, mit wem er es etwa beim E-Mail-Kontakt tatsächlich zu tun hat.

Übrigens: Digitales Rathaus bedeutet nicht automatisch, dass es immer weniger und kaum noch Papier in den Amtsstuben gibt. „Es besteht immer noch neben dem digitalen Archiv auch ein Papier-Archiv. Als Oberbürgermeister muss ich viel klassischen Briefverkehr betreiben und diese Schreiben und die dazugehörenden Notizen archivieren. Auch das wird sich wohl in absehbarer Zeit nicht ändern. Und dass der Papierverbrauch rapide absinkt, kann man nicht beobachten. Manchmal ist das Gegenteil der Fall. Denn, was man auf dem PC hat, ist auch schnell mal ausgedruckt.“

Und die Finanzierung des Ganzen: Die sei teuer, so Lutz Trümper. Allein die Umstellung der städtischen Haushaltsführung auf die Doppik-Buchführung habe rund 10 Millionen Euro gekostet. Das sei nur ein Bereich der Vewaltungsarbeit. Und das meiste müsse aus dem städtischen Haushalt gestemmt werden.