Köthen/Zerbst l Beschlussvorlagen, Anhänge, Mitteilungen, Hand-Outs - die Zahl der Schriftstücke, die in einem Jahr im Kreistag durch die Hände der Mitglieder gehen, ist immens. Zudem bekommt jedes Mitglied ein eigenes Exemplar, schließlich muss jeder über den gleichen Kenntnisstand verfügen. Bei nicht selten zwei- bis dreiseitigen Beschlussvorlagen, und nicht zuletzt dem Haushaltsentwurf, der mehr als 400 Seiten umfasst und auch in mehreren aktualisierten Fassungen gedruckt werden muss, kommt jede Menge Papier zusammen. Das ist weder gut für die Umwelt, noch gut für den Etat. Allein für die Haushaltsplanung und Durchführung stehen in jedem Jahr 9500 Euro im Haushalt – für Bürobedarf. Das soll sich ab kommendem Frühjahr ändern. „Die Voraussetzungen zur möglichst papierlosen Kreistagsarbeit wurden bereits vor mehr als einem Jahr mit der Beschaffung und Installation eines neuen Ratsinformationssystems geschaffen“, teilt der Landkreis auf Anfrage mit.

Alle Dokumente schon online verfügbar

Seit Einführung des Systems Mitte 2014 werden alle in der Verwaltung erstellten Unterlagen in elektronischer Form in dieses System eingestellt. Auch der Arbeitsfluss innerhalb der Verwaltung, der zum Beispiel die Bestätigung der finanziellen Mittel durch die Kämmerei oder die Genehmigung von Beschlussvorlagen durch den Landrat beinhaltet, erfolge elektronisch. Über die Internetseite des Landkreises könne seit dieser Zeit auf das Ratsinfosystem und die dort gespeicherten Vorlagen, Beschlüsse und Niederschriften zugegriffen werden. Das System sei gegliedert in einen öffentlichen und nichtöffentlichen Bereich. Der nichtöffentliche steht, nach entsprechender Anmeldung, nur Kreistagsmitgliedern zur Verfügung. Soweit der aktuelle Stand.

„Um den Kreistagsmitgliedern zukünftig zu ermöglichen, auf benötigte Dokumente zusätzlich auch mobil zugreifen zu können, werden voraussichtlich im Februar oder März 2016 Tablet-PCs ausgehändigt“, teilte die Verwaltung weiter mit. Mittels einer speziellen App könne über die Informationen des Ratsinfosystems verfügt werden. Technisch werde dies mit dem bereits jetzt im Kreistagssitzungssaal verfügbaren drahtlosen Netzwerk (WLAN) der Verwaltung realisiert. „Die Nutzung der Tablets, die alle mit SIM-Karte und Datentarif ausgestattet sind, kann auch an anderen Standorten über WLAN, sofern verfügbar, oder über UMTS/LTE erfolgen“, steht dort weiter. Im zuvor genannten Zeitraum erfolge auch die Einweisung der Kreistagsmitglieder in die neue Technik. Zahlreiche Nachfragen aus den Reihen des Kreistages haben gezeigt, dass reges Interesse bestehe.

Zerbst nutzt gleiches System wie Landkreis

Weiterhin wird, soweit sinnvoll und möglich, der Schriftverkehr zwischen dem Büro Kreistag und den Mitgliedern des Kreistages per E-Mail erledigt.

Der Zerbster Bürgermeister Andreas Dittmann (SPD), internetaffin und selbst Mitglied des Kreistages, begrüßt die geplant Umstellung. „Angesichts der Papiermenge ist das sehr zu begrüßen“, erklärte er der Volksstimme auf Nachfrage. Auch für den Zerbster Stadtrat schwebt ihm so eine Lösung vor. „Im Stadtrat haben wir bereits seit Jahren die Möglichkeit geschaffen, Stadträten, die dies wünschen, ihre Unterlagen online zur Verfügung zu stellen“, sagte er weiter. „Die Ratsmitglieder nutzen hierfür ihre vorhandenen Geräte. Wir setzen hier auf den Effekt positiver Empfehlung unter Ratskollegen und damit auf eine schrittweise Reduzierung der Papierflut.“

Die Umstellung im Kreistag beobachtet er auch aus einem anderen Gesichtspunkt aufmerksam. „Wir nutzen das gleiche System wie der Kreistag.“ Er sehe dessen Umstellung als eine Art Modellprojekt für den Stadtrat. Sollte der Umstieg gelingen, wolle er „dem Stadtrat einen Vorschlag unterbreiten.“