Bevor die Gäste Platz nehmen, ist viel zu tun

Wenn heute um 17 Uhr rund 140 Gäste ihren Platz zum 20. Hilariusmahl einnehmen, atmen viele Mitarbeiter der Stadtverwaltung auf. Hinter ihnen liegt die aufreibende Vorbereitung für das traditionelle Festmahl der Stadt.

Halberstadt. Während heute Abend die Gäste gemeinsam speisen, den Reden lauschen und die Verleihung des Silbernen Rolands verfolgen, haben die Vorbereitungen für das Hilariusmahl 2012 schon begonnen. Die Festredner zu finden, ist oft nicht einfach. Nicht, weil die angefragten Persönlichkeiten kein Interesse hätten, sondern weil deren Terminkalender in der Regel rappelvoll sind. "Eine Erfahrung, die wir machen mussten", sagt Ilona Schröter. Sie vertritt seit Anfang Januar den kurenden Dieter Krone, der sonst den Hut für die Organisation des Festmahls aufhat.

Ilona Schröter ist seit fünf Jahren im Vorbereitungsteam. Über Weihnachten hat sie wieder ihre "Heimarbeit" erledigt. Sie hat goldene Bändchen geknotet. Insgesamt sechs Stunden dauerte es, bis alle Bändchen fertig sind. Auf die brachte Henning Sander vom Städtischen Museum Anfang Januar große Siegel auf. In diese so vorbereiteten Bänder schieben dann die Mitarbeiterinnen der Abteilung Gemeindeangelegenheiten die Programmpläne. Die gerollten Bilder, die jedem Gast am Ende des Festessens mitgegeben werden, erhalten rot-weiße Bänder. In diesem Jahr ziert das Konterfei Walter Bolzes die große Bildrolle – der Architekt hatte unter anderem den Wiederaufbau der Halberstädter Kirchen nach dem Krieg geleitet.

Die Vorschläge für die Bilderrolle unterbreitete das Städtische Museum bereits im Sommer. In der Dienstrunde des Rathauses wird dann ausgewählt, welche Persönlichkeit oder welches Ereignis aus der Stadgeschichte so noch einmal in Erinnerung gerufen wird. Die Bildrollen druckt, ebenso wie die Namenskärtchen, die vor der Verteilung auf den Tischen alle noch einmal kontrolliert werden müssen, das Unternehmen von Andreas Koch.

Im Sommer kommen aus den Fachabteilungen der Verwaltung auch die Vorschläge, wer zum Hilariusmahl eingeladen werden sollte. "Es gibt einen festen Stamm – die Stadträte, die Oberbürgermeister der Nachbarstädte, der Landrat werden immer eingeladen. Dazu kommen dann Vertreter aus allen Bereichen des gesellschaftlichen Lebens", erklärt Ilona Schröter. Seit der Eingemeindung ist die Zahl potenzieller Gäste größer geworden, denn selbstverständlich werden auch die Ortsbürgermeister um Vorschläge gebeten. "Über 200 Namen waren es diesmal", erinnert sich Ilona Schröter. Aber maximal 140 Gäste passen in den Ratssaal. Dann müssen schon vier Tischreihen aufgebaut werden. "Das ist ziemlich eng. Mehr geht einfach nicht", sagt die fröhliche Frau und zeigt die Stellwand, auf der die Sitzordnung erarbeitet wird. Nach der Festlegung der Einladungsliste gehen im November die Einladungen ‘raus. Bis Weihnachten sollten sich alle Eingeladenen zurückmelden. Wer es nicht tut, wird angerufen. "Damit wir wissen, wie viele Gäste es tatsächlich werden." Die Zahl muss der Koch im Parkhotel kennen. Das Haus ist seit Jahren bewährter Partner beim Hilariusmahl, die Bedienung der Gäste müssen bei solch einem Anlass einfach Profis übernehmen, sagt Schröter. Die Fachleute decken auch die Tische ein, auf die Ilona Schröter, Katja Klein, Elke Wartmann, Karola Alphéus und Anke Siebert die Namenskarten stellen und für jeden Gast den selbst entworfenen und gedruckten Ablauf- und Menüplan hinlegen.

Die Tische und Stühle haben die Hausmeister aufgestellt und zum Teil zuvor aus dem Gewölbesaal der Liebfrauenkirche geholt. Frank Lindemann, Ronny Becker und Steffen Becker müssen auch die Garderoben, die sich die Stadt bei C&A leiht, ins Rathaus holen. Damit die Gäste heute Abend ihre Mäntel loswerden, bevor sie das Festmahl und das Programm genießen können. Das ist ebenfalls seit Wochen geplant und abgestimmt. Die Betreuung der Akteure und die Garderobenarbeit übernehmen ebenfalls Stadtangestellte.