Halberstädter Stadträte arbeiten papierlos

Halberstadt l Manchmal ist es zum Haareraufen, aber die Frau, die sich im Gespräch selbst scherzhaft als „technisches Embryo“ bezeichnet, ist hartnäckig. Und so hat sie es geschafft, gemeinsam mit ihren Kollegen und Programmierern einer Fachfirma ein neues Ratsinformationssystem in der Stadt Halberstadt aufzubauen und zum Laufen zu bekommen. „Jetzt, beim ersten echten Durchgang, werden wir sicher noch die eine oder andere Schwachstelle finden“, sagt Doreen Döhler. Seit gut einem Jahr ist sie im Ratsbüro der Stadt tätig, fast genauso lange befasst sie sich mit der neuen Datenbank für Abgeordnete, Verwaltungsmitarbeiter und Bürger.

Ziel des ganzen Unterfangens ist nicht nur mehr Bürgernähe, weil die Einwohner sich auf der Internetseite der Stadt unter http://ris.halberstadt.de rasch über aktuelle Themen in den Ratsgremien informieren können. Das war schon seit einigen Jahren mit einigen Klicks mehr über die normale Homepage der Stadt möglich, doch nun soll es einfacher gehen. Hauptgrund für die Anschaffung der neuen Software ist jedoch ein anderer: der Stadtrat soll an Sommer 2019 komplett papierlos arbeiten. Dafür hat die Stadt rund 33 000 Euro investiert, denn jeder Abgeordnete bekommt ein iPad gestellt, mit dem er sich zu Beginn jeder Ausschuss- oder Ratssitzung ins Datensystem einwählt und seine Sitzungsunterlagen so automatisch aktualisiert. „Dafür müssen wir natürlich die Sitzungsräume mit WLAN, also kabellosem Internetzugang, ausstatten“, sagt Timo Günther.

Der Fachbereichsleiter verfolgt die Idee des papierlosen Stadtrates schon länger. Bisher sind pro Jahr bei fünf Sitzungen der Ortschaftsräte, aller Ausschüsse und des Stadtrates rund 87.000 Blatt Papier bedruckt worden, um die Einladungen und Sitzungsunterlagen zu verschicken. „Bei 41 Stadträten, einschließlich des Oberbürgermeisters, und 59 Ortschaftsräten sind das pro Person rund 870 Seiten jährlich“, rechnet Timo Günther vor. Mit den Portokosten sind es rund 6.500 Euro, die die Stadtverwaltung für den Versand der Ratsunterlagen im Jahr ausgibt. „Rechnet man die Kosten von 33.000 Euro für die neue Software und die kleinen Tabletcomputer gegen, zeigt sich, dass sich diese Anschaffungen im Laufe einer Wahlperiode amortisiert haben werden“, sagt Günther, „mal ganz abgesehen davon, dass wir natürliche Ressourcen schonen, wenn wir papierlos arbeiten.“ Das tun bereits jetzt zahlreiche Abgeordnete, sie klappen zu den Sitzungen ihre Laptops auf. Nun kommen jene hinzu, die die von der Stadt zu Verfügung gestellten iPads nutzen werden. „Wir hatten eine erste Schulung mit den Räten, das Interesse ist groß“, berichtete Doreen Döhler.

Nur sechs der 41 Ratsmitglieder erhalten für die aktuellen Sitzungsrunden noch Einladungen und Unterlagen in Papierform. Alle anderen werden elektronisch eingeladen. Über Mail und per Nachricht an die iPads. Auf denen können sich die Abgeordneten auch Notizen machen zu einzelnen Tagesordnungspunkten und inhaltlichen Fragen, berichtet Döhler.

Besonders interessiert zeigten sich die Abgeordneten, als es um die fraktionsinternen Möglichkeiten des neuen Systems ging. „Die Fraktionsmitglieder können sich untereinander Argumentationen oder Informationen zu bestimmten Themen zukommen lassen, die von Stadtverwaltung und Ratsbüro nicht eingesehen werden können. Das vereinfacht an manchen Stellen sicher die Diskussionen“, sagt Günther.

Das gilt auch für aktuelle Veränderungen an den Unterlagen innerhalb der Sitzungswochen. So werden Änderungen an den Beschlusstexten automatisch aufgespielt, die verschiedenen Varianten sind dann gut dokumentiert und nachvollziehbar. „Weil sich beim Einloggen der Geräte vor Sitzungsbeginn alle Inhalte aktualisieren, gibt es auch keine Verwirrung mehr, welche Fassung denn nun die aktuelle ist“, so Günther.

Neben den Ratsmitgliedern sind auch Verwaltungsmitarbeiter geschult worden. So können die Fachbereiche selbst schneller Beschlussvorlagen ins System stellen – wenn denn der Oberbürgermeister diese unterschrieben hat. „Aus Rechtsgründen wird von den Beschlusstexten immer ein Papierexemplar vorhanden sein“, erklärt Timo Günther.

Vom neuen Ratsinformationssystem profitieren zunächst nur die Stadtratsabgeordneten, die Ortschaftsräte können die neue Technik bei ihren Sitzungen noch nicht nutzen – weil weitere Tabletcomputer anzuschaffen sind und außerdem viele Sitzungsräume in den Ortsteilen nicht über WLAN verfügen. Das nachzurüsten, ist vor allem ein technisches Problem.

Dass man nicht sofort in allen Gremien papierlos arbeitet, kennen auch die Nachbarkommunen. So wird in Osterwiecks Stadtrat papierarm, aber nicht papierlos gearbeitet, gleiches gilt für Wernigerode. Hier wurde schon 2014 erstmals versucht, papierlos zu arbeiten, einen erneuten Vorstoß gab es 2016. Dennoch haben auch hier noch einige Abgeordnete Papierstapel unterm Arm, wenn es zur Ratssitzung geht. Eine der ersten Städte, in denen papierlose Ratsarbeit eingeführt wurde, war übrigens Genthin. Dort wird seit 2013 auf Papier verzichtet.