Agentur für Arbeit wird papierloses Büro

Staßfurt / Sangerhausen. Die Bundesagentur für Arbeit plant in einem umfassenden Gesamtprojekt die Einführung der elektronischen Akte ( eAkte ). " Sie soll die entscheidende Voraussetzung für den ungehinderten und schnellen Austausch von Dokumenten, Daten und Informationen zwischen Verwaltungseinheiten und ihren Kunden zum Vorteil der Bürger und der Wirtschaft sein ", sagt Uta Mayer, Pressesprecherin der Agentur für Arbeit in Sangerhausen. Die Behörde ist an der Testphase beteiligt, die im Juli beginnen wird. Die Arbeitsverwaltungen rechnen bei der Umstellung mit vielen Vorteilen. So würden Transportzeiten entfallen und Vorgänge können schneller erarbeitet werden. " Wichtigster Vorzug ist, dass mehrere Personen ortsunabhängig auf die Schriftstücke zurückgreifen können ", so die Pressesprecherin. Ein Beispiel : Bei einem Widerspruch könnten Vermittler, die Leistungsabteilung, die Widerspruchstelle oder notfalls auch das Gericht in den Computer schauen und würden hier alle Informationen zusammengetragen auffinden.

Bevor es 2011 losgehen soll, steht eine umfangreiche Probenphase an. Die 15 Arbeitsagenturen der Regionaldirektion Sachsen-Anhalt / Thüringen, darunter auch die Behörde in Sangerhausen, testen die eAkte. Im kommenden Jahr soll die eAkte flächendeckend in allen 176 Agenturen der zehn Regionaldirekten bundesweit zur Anwendung kommen. " Die Pilotierung ist mit viel Aufwand und Schulungen für die Mitarbeiter verbunden ", erklärt Uta Mayer. Alle Akten werden zunächst parallel geführt. Zunächst werden alle laufenden Fälle umgestellt werden. " Wir beschränken uns zunächst auf den Bereicht des Sozialgesetzbuches III, also der Arbeitslosenversicherung. "

Ausgeschlossen von den Proben sind noch die Jobcenter, die Hartz IV-Empfänger betreuen.

Das Gesamtprojekt eAkte besteht aus zwei wesentlichen Teilen. Teil eins ist die Digitalisierung des BA-Schriftgutes ( DiBAS ). DiBAS dient dem Digitalisieren und Einlesen von Papierdokumenten in ein elektronisches System. Uta Mayer : " Dabei wird die eingehende Tagespost digitalisiert, mit BA-eigenen Referenzdaten verglichen und einem Kundenkontext zugeordnet. " Der Auftragnehmer für DiBAS ist die Deutsche Post AG, die nun die elektronischen Vorarbeiten, wie das Einscannen, für die Agentur übernimmt. " In das gesamte Ausschreibungsverfahren wurde der Bundesbeauftragte für Datenschutz einbezogen ", sagt die Pressesprecherin befragt nach der Dateneinsicht in einem externen Unternehmen. Außerdem sei die Ausschreibung mit hohen Datenschutzauflagen verbunden gewesen. " Es ist Pflicht des Dienstleisters Post, diese einzuhalten ", so Uta Mayer.

Teil zwei der eAkte ist das Dokumentenmanagementsystem ( DMS ). Es stellt die Dokumente und Akten in elektronischer Form zur Verfügung und führt die eingehenden Schriftstücke der zuständigen Organisationseinheit zur weiteren Bearbeitung zu. " In einem Langzeitarchiv werden Dokumente gerichtsverwertbar, revisionssicher und langfristig verkehrsfähig gespeichert. "

Die in der sechsmonatigen Testphase gemachten Erfahrungen werden in Berichten ausgewertet. Sie sind Basis für die Entscheidung des Verwaltungsrates der Bundesagentur, die eAkte nächstes Jahr flächendeckend einzuführen. Schon jetzt steht fest : Die Einführung der eAkte ist europaweit eines der größten Projekte für das papierlose Büro in der öffentlichen Verwaltung.