Heute Abend tagt der Haupt- und Finanzausschuss des Zerbster Stadtrates. Die Vorbereitungen, damit die Sitzung reibungslos ablaufen kann, hat das Büro des Stadtrates gelegt. Die Verantwortliche dort ist Renate Vollmer.

Zerbst l Ganz wichtig: Auf die Einhaltung der Ladungsfrist kommt es an. Grundlage dafür sind die Gemeindeordnung Sachsen-Anhalt und die Geschäftsordnung für den Stadtrat und seine Ausschüsse. Die Frist beträgt eine Woche. Nur in Notfällen kann davon abgewichen werden.

Ein Drittel der Stadträte möchte inzwischen auf elektronischem Weg über die Sitzungen informiert werden. Von den übrigen Ratsmitgliedern erhalten die Zerbster ihre Unterlagen per Boten und die aus den Ortschaften per Post. Für den Postweg muss Renate Vollmer zwei Tage einrechnen. Parallel dazu müssen natürlich auch die Bürger informiert werden. Das passiert über das Amtsblatt und die Schaukästen im Rathaus und in Haus II.

Zweite wichtige Voraussetzung, dass eine Sitzung stattfinden kann, ist die Beschlussfähigkeit. Um beschlussfähig zu sein, muss laut Gemeindeordnung die Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder anwesend sein.

"In dieser Legislaturperiode sind alle Stadtrats- und Ausschusssitzungen beschlussfähig gewesen", sagt Renate Vollmer. April und Mai schon miteingerechnet, wird der aktuelle Stadtrat insgesamt 56 Mal zusammengetreten sein. Dass das Gremium (oder einer seiner Ausschüsse) wegen dringender Beschlüsse noch einmal aktiv werden muss, obwohl der neue Stadtrat schon gewählt wurde, aber sich noch nicht konstituiert hat, kann passieren. Die konstituierende Sitzung ist für Anfang Juli geplant.

Teilweise sind Anhörungen der 24 Ortschaftsräte notwendig

Besonders kompliziert wird es, wenn alle 24 Ortschaftsräte vor der Beschlussfassung des Stadtrates angehört werden müssen. Das ist beispielsweise beim Haushalt, bei Satzungsänderungen oder der Bestätigung der Jahresrechnung der Fall.

Mit den regelmäßigen Sitzungsterminen des Stadtrates - gewöhnlich am letzten Mittwoch des Monats - und der Ausschüsse hat die Stadtverwaltung eine genaue Orientierung, bis wann welche Beschlussvorlagen erstellt werden müssen.

Auf einer Beschlussvorlage werden Amt und zuständiger Mitarbeiter vermerkt, dazu kommt die Beratungsfolge (im Ortschaftsrat oder den Ausschüssen). Die Vorlage schildert in einem kürzeren oder längeren Text den Sachverhalt. Wie der Beschluss konkret lautet, wird genau gekennzeichnet.

Ob die Ämter die Beschlussvorlagen rechtzeitig auf den Weg bringen, dazu reicht Renate Vollmer ein Blick in den Computer. Seit Oktober 2011 arbeitet die Zerbster Stadtverwaltung mit einem Ratssitzungsprogramm. Das weist den Beschlüssen ihre Nummern automatisch zu. Wenn ab Juli der neue Stadtrat arbeitet, geht es wieder von vorn los, dann heißt es: BV/1/2014 (Beschlussvorlage 1 des Jahres 2014).

Bevor Renate Vollmer eine Vorlage an die Stadträte verschicken kann, ist das Dokument über den Schreibtisch des zuständigen Amtsleiters gegangen. Danach prüfen Kämmerei und Rechnungsprüfungsamt, bevor sie bei Andreas Dittmann landet. "Eine Beschlussvorlage geht nicht raus, ohne dass sie der Bürgermeister gesehen hat."

Welche Beschlüsse auf einer Stadtratssitzung beraten werden, legen Bürgermeister und Stadtratsvorsitzender, der auch die Sitzung leitet, gemeinsam fest. "Wenn die Beschlüsse gefasst sind, unterschreibt sie der Bürgermeister. Dann geht es an die Ausführung und die Ämter sind wieder gefragt", erklärt Renate Vollmer.

Trotz der 50 Stadtratsmitglieder (49 plus Bürgermeister) hat Renate Vollmer noch nie den Überblick verloren. Auch wenn es angesichts der Umfänge des Haushaltsplanes (aktuell 282 Seiten), des Beteiligungsberichtes oder der Jahresrechnung schon zu kleinen Papierschlachten kommen kann. "Jeder Stadtrat bekommt immer alle Unterlagen. Dazu sind wir verpflichtet", sagt Renate Vollmer. Dabei kann sie sich auf ihren Kopf verlassen, weiß genau, wer in welchem Ausschuss sitzt.

Ab Juli sitzen nur noch 36 Frauen und Männer im Stadtrat. Mit der Wahl endet die Übergangszeit, in der die 21 eingemeindeten Umlandkommunen einen Vertreter in den Stadtrat entsenden konnten. Zerbst fällt damit auf die 36 Vertreter zurück, die die Gemeindeordnung für Städte über 20 000 und unter 30 000 Einwohnern vorsieht.

In öffentlicher Sitzung keine zusätzlichen Themen

Im öffentlichen Sitzungsteil dürfen keine Beschlüsse zusätzlich auf die Tagesordnung gesetzt werden. Der Gedanke dahinter: Bürger, die sich für das Thema interessieren, hätten keine Möglichkeit an der Sitzung teilzunehmen. Anders ist das im nichtöffentlichen Sitzungsteil, wenn wichtige Gründe vorliegen und zwei Drittel der Mitglieder dem zustimmen.

Allerdings dürfen nur bestimmte Sachverhalte wie Personal- und Grundstücksangelegenheiten oder Vergaben unter Ausschluss der Öffentlichkeit beraten und beschlossen werden.