Gröbenzell (dpa) l Der Kollege bringt schon wieder einen Stapel Akten und 20 E-Mails warten auf Antwort: "Das ist ein klarer Fall von Zuvielisation", sagt Werner Tiki Küstenmacher aus Gröbenzell bei München. Er hat mehrere Bücher zum Thema geschrieben.

Im Wunsch, allem gerecht zu werden, wird der Arbeitstag zum Schaffenskampf - doch wirklich voran geht es nicht. Besser ist es, Mitarbeiter beseitigen Effizienzfallen nachhaltig oder lassen sie erst gar nicht entstehen:

Trick 1: Übersicht auf dem Schreibtisch schaffen. Akten, Notizen, Fachbücher, Einladungen: Auf einem Schreibtisch sammelt sich schnell viel an. Wenn er bereits überquillt, empfiehlt Tiki Küstenmacher Tabula rasa: "Räumen Sie einmal alles runter, machen Sie den Schreibtisch komplett leer."

Danach gründlich putzen: "Das unterstreicht den Alles-Neu-Effekt." Akte für Akte müssen Mitarbeiter dann für Struktur sorgen: "Schauen Sie sich jede Unterlage an und fragen Sie sich: Muss die wirklich wieder auf den Schreibtisch?"

Unterlagen, die zwar noch erledigt werden müssen, aber nicht dringend sind, können Beschäftigte separat lagern, sagt Katharina Dietze, Organisations-Expertin aus Schwelm bei Wuppertal.

Bei freier Zeit können Berufstätige dann diesen Papierstapel abarbeiten. Damit der Schreibtisch aufgeräumt und übersichtlich bleibt, empfehlen beide Experten tägliches Aufräumen.

Trick 2: Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden können. Die Abrechnung ist zwar noch nicht fertig, aber die neue E-Mail sollten Berufstätige trotzdem beantworten? Oder doch nicht? "Die vielen verschiedenen Anforderungen nach Dringlichkeit zu unterscheiden, ist wichtig, um voranzukommen", sagt Carola Kleinschmidt, Autorin zum Thema, aus Hamburg.

Sie empfiehlt die Kategorisierung nach wichtig und dringlich: "Nicht alles, was wichtig ist, ist auch dringlich. Und nicht alles, was dringlich ist, ist wichtig." Oberste Priorität haben Aufgaben, die beides vereinen, wichtig und dringlich sind.

Trick 3: Sich für Unangenehmes belohnen. Ein Gespräch mit dem Chef, ein schwieriges Telefonat, eine komplizierte Aufgabe: Immer wieder verlangt der Alltag Berufstätigen Tätigkeiten ab, die nicht angenehm sind. Der innere Schweinehund möchte dann schieben, schieben, schieben.

"Doch zufrieden macht die Aufschieberei nicht", erzählt Dietze. Sie empfiehlt, bei schwierigen Dingen an die angenehmen Folgen zu denken und sich eine Belohnung in Aussicht zu stellen.

Trick 4: Nicht für alles verantwortlich fühlen. Während der eine Kollege ungestört arbeiten kann, gehen beim anderen ständig Anfragen ein: Manche Menschen werden im Büroalltag eher einbezogen als andere. "Wer betroffen ist, kann dann schnell mit Aufgaben konfrontiert werden, die eigentlich gar nicht zum verantwortlichen Bereich gehören", sagt Carola Kleinschmidt.

Sie rät dazu: "Betrachten Sie jede neue Aufgabe wie ein Paket vom Postboten und fragen Sie sich: Will und muss ich das annehmen?"

Trick 5: Multitasking vermeiden. Viele Jahre wurde die Fähigkeit zum Multitasking als Erfolgsrezept gefeiert: "Doch das Gegenteil ist der Fall", sagt Küstenmacher.

"Die wirklich erfolgreichen Menschen konzentrieren sich immer nur auf eine Sache, deshalb wird die dann auch richtig gut!"