Berlin (dpa) l Grundsätzlich gilt: Den Mantelbogen und die Anlage S müssen alle Selbstständigen und Freiberufler ausfüllen. Wenn die Betriebseinnahmen unter 17500 Euro im Jahr liegen, reicht es, eine plausible Übersicht der Einnahmen und Ausgaben per Post an das Finanzamt zu schicken.

Jeder Freiberufler, der mehr als 17500 Euro verdient, muss eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen und seine Steuererklärung elektronisch über die Plattform Elster an das Finanzamt übermitteln, erklärt Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler Deutschland. Wer gewerblich tätig sei, müsse eine Bilanz erstellen, ergänzt Nora Schmidt-Kesseler, Hauptgeschäftsführerin der Bundessteuerberaterkammer.

Wolfgang Wawro vom Deutschen Steuerberaterverband warnt: "Seit 2015 muss eine ordnungsgemäße Aufzeichnungspflicht zeitnah erfolgen." Das bedeutet: Einnahmen und Ausgaben müssen wöchentlich erfasst werden. So behalte man den Überblick und könne einer Betriebsprüfung gelassen entgegenschauen.

Es lohnt sich, Kosten für das Büromaterial, Fahrtkosten sowie Ausgaben für Weiterbildung, Vorsorge oder Beiträge für Berufsverbände in der Steuererklärung anzugeben. Sie werden als Betriebsausgaben gegen die Einnahmen verrechnet. "Dadurch sinkt der zu versteuernde Gewinn", sagt Klocke. "Die Belege müssen im Original vorliegen beziehungsweise nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung elektronisch abgelegt werden." Kassenbons mit Thermo-Papier verblassen schnell. Deshalb rät Klocke, sie zu kopieren.

Von einem Geschäftsessen dürften Selbstständige beispielsweise 70 Prozent der Kosten absetzen. "Wichtig ist es, dass sie schriftlich nachweisen, wann, wo, mit wem und aus welchem Anlass das Treffen stattgefunden hat", sagt Klocke.

Bei Telefon- und Internetkosten ist laut Klocke eine Trennung der beruflichen und privaten Nutzung wichtig. Wer zwei Telefonverträge habe, könne dies leichter nachweisen. Wenn Selbstständige hauptsächlich zu Hause arbeiten, können sie die Kosten für das Arbeitszimmer vollständig absetzen.

"Wer seinen PKW mehr als 50 Prozent betrieblich nutzt, muss ihn in sein Betriebsvermögen aufnehmen", sagt Wolfgang Wawro. Beim Kauf dürfe er dann die Umsatzsteuer abziehen, bei den Tankrechnungen von dem Vorsteuerabzug profitieren und das Auto über mehrere Jahre abschreiben. "Allerdings muss er dann jeden Monat ein Prozent des Neuwertpreises versteuern oder ein genaues Fahrtenbuch führen", sagt Wawro. Klocke warnt: "Beim Verkauf des Fahrzeuges verlangt das Finanzamt Steuern auf den dadurch entstandenen Gewinn."

Berufliche Ausgaben senken die Steuerlast. "Kosten für bewegliche Wirtschaftsgüter bis 410 Euro netto, also abzüglich der Vorsteuer, können im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgaben abgezogen werden", sagt Schmidt-Kesseler. Wirtschaftsgüter mit einem Nettobetrag von 150 Euro bis 1 000 Euro kann man Klocke zufolge je nach Nutzungsdauer über mehrere Jahre abschreiben: einen Teppich fürs Büro über acht Jahre und einen PKW über sechs Jahre. Die Angaben finden Selbstständige in der amtlichen Liste "Absetzung für Abnutzung" (AfA).

Wer sich einen PC für 999 Euro kauft, könne ihn entweder unter dem Punkt AfA oder als Sammelposten eintragen, sagt Klocke. "Der Unterschied besteht darin: Bei der AfA-Liste schreibt er den Rechner über drei Jahre ab, sonst sind es fünf Jahre." Das sei eine betriebswirtschaftliche Entscheidung. Wawro rät: "In der Regel ist es günstiger einen Computer über drei Jahre abzuschreiben."

Nur für Existenzgründer oder Unternehmer, die ein schlechtes Betriebsjahr oder Verluste hätten, könne es steuerlich sinnvoll sein, die Ausgaben über die Sammelposten abzuschreiben und damit in spätere Jahre zu schieben, in denen man mehr einnehme, sagt Wawro. Klocke mahnt: "Wer die Variante Sammelposten wählt, hat eine Aufzeichnungspflicht und muss ein genaues Verzeichnis führen, wann er was zu welchem Preis angeschafft hat." Die Steuerexpertin rät: "Gerade am Anfang der Selbstständigkeit lohnt es sich, einen Steuerberater aufzusuchen. Er kann helfen, die finanzielle Situation zu analysieren und passende Tipps geben."