Was Kollaborationstools im Büro bringen

Berlin (dpa/tmn) - Was vor einigen Jahren noch umständlich auf großen Datenträger per Post verschickt werden musste, ist heute in Sekundenschnelle am Ziel: Die Digitalisierung eröffnet neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit im Büro.

Kollaborationstools helfen dabei, die Workflows zu koordinieren - insbesondere dann, wenn viele Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt sind.

Solche oft webbasierten Services haben einen großen Vorteil, sagt Marcel Miller. Der Buchautor beschäftigt sich mit Büros im digitalen Zeitalter. "Man ist nicht mehr an einen Ort gebunden und auch externe Mitarbeiter können in alle Workflows einbezogen werden", erklärt der Experte.

Mehrere Funktionen in einem Paket

Es gibt eine Vielzahl an Tools, die derartige Zwecke erfüllen. Einige davon bieten zahlreiche Funktionen in einem Paket: Einzel- und Gruppenchats, Videokonferenzen, das Zuweisen von Aufgaben, Terminfindung, Diskussionen und vieles mehr. Was auf den ersten Blick gut klingt, kann sich jedoch als umständlich erweisen. "In der Regel braucht man bei diesen großen Tools nicht alles und daher wird es schnell unübersichtlich und für Mitarbeiter schwerer, sich alle Funktionen anzueignen", sagt Sébastien Bonset vom Digitalmagazin "t3n". Er bevorzugt eher Teillösungen.

Etwa für wichtige Prozesse im Büroalltag: So kann sich der Einsatz von Services für Audio- und Videokonferenzen oder aber für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten lohnen. "Hierbei hat jeder Einzelne die Möglichkeit, individuell zu arbeiten. Grundsätzlich steigt durch dieses parallele Arbeiten die Geschwindigkeit und die Qualität. Alle im Unternehmen profitieren davon", erklärt Bonset.

Wo gibt es welchen Bedarf?

Bevor neue Programme im Büro installiert werden, findet ein Unternehmen am besten durch eine Befragung heraus, wo genau Bedarf besteht. Damit werden Beschäftigte aktiv und von Anfang an in den Einführungsprozess miteinbezogen. "Der Schwerpunkt in Schulungen sollte unbedingt darauf liegen, den Mitarbeitern den Mehrwert des Tools zu zeigen. Welche Prozesse erleichtert das Programm im täglichen Arbeiten?", erklärt Manfred Simon Unternehmensberater und Geschäftsführer der Marketing-Agentur Background Performer.

Das gewählte Online-Kollaborationstool verfügt dann idealerweise über Schlüsselfunktionen. Dazu gehört zum einen die Zusammenarbeit in Echtzeit, so dass jede Veränderung an einer Datei sofort sichtbar ist. Auch sollte die Möglichkeit bestehen, Daten leicht zu sichern.

Nutzungskonzept für die Software erstellen

Entscheidend ist Marcel Miller zufolge, vor dem Start ein Konzept und Spielregeln für die Zusammenarbeit mit der Software festzulegen: Was machen wir über welchen Kanal? Wo legen wir Dateien ab? Was passiert mit Dateien, wenn ein Projekt zu Ende ist? - so sein Rat.

Neben einer einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche sollte das Werkzeug auch eine Benachrichtigungsfunktion haben, mit der einzelne Mitarbeiter gezielt angesprochen werden können. Gute Tools zeichnen sich zudem durch die Nutzbarkeit auf mehreren Endgeräten aus.

Nachteile bedenken

Allerdings kann ein Werkzeug die gemeinsame Beschäftigung auch verkomplizieren. Dann nämlich, wenn es zu häufig genutzt wird. "Anstatt zum Telefon zu greifen oder ein persönliches Gespräch zu suchen, wird noch ein Chat eröffnet", so Ali Mahlodji.

Das Tool sollte also nur zum Einsatz kommen, wenn Mitarbeiter es wirklich brauchen. Außerdem helfen klare Ansagen zur Kommunikation, um die Fortschritte in der Projektarbeit nicht zu behindern. Es hält eher auf, wenn Mitarbeiter zu jeder noch so kleinen Projektentwicklung eine Benachrichtigung erhalten. Daher sollte klar abgesteckt sein, wer über was informiert wird, empfiehlt Bonset.

Literatur:

Jürgen Kurz und Marcel Miller: So geht Büro heute. Erfolgreich arbeiten im digitalen Zeitalter. 2019. Gabal Verlag. 190 Seiten. 24,90 Euro. ISBN-13: 978-3-95623-849-9.

Bericht des Zukunftinstituts zu Kollaborationstools