Den Kampf gegen die E-Mail-Flut gewinnen

Berlin (dpa). Beim Blick ins E-Mail-Fach kann es einen manchmal schon gruseln: Eine neue Nachricht nach der anderen landet im Posteingang, alte sind noch nicht beantwortet oder bereits vergessen. "Man kommt mit der Bearbeitung nicht hinterher und verliert den Überblick", sagt Roman Soucek vom Lehrstuhl für Wirtschafts- und Sozialpsychologie der Universität Erlangen-Nürnberg, der in Unternehmen eine Untersuchung zum Thema Informationsflut durchgeführt hat.

Das Ergebnis: Das ständige Senden und Empfangen setzt Arbeitnehmer unter Stress.

Und es ist auch nicht nötig, denn E-Mails sind kein Teufelszeug. "Man muss nur mit ihnen umgehen können", bringt es Dagmar Friebel, Coach und Trainerin für Zeitmanagement in Münster, auf den Punkt. Die Lösung heißt Selbstorganisation.

Erste Tat: Newsletter kündigen sowie Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken per Mail abstellen. Außerdem sollte man im E-Mail-Programm eine Struktur anlegen, um Mails zu sortieren. So kann für jedes Projekt oder jeden Hauptkunden ein Ordner angelegt werden.

Ordnen: Meier rät, darüber hinaus Arbeitsordner beispielsweise mit Namen wie "Bearbeiten Priorität 1" einzurichten, in die neue Nachrichten verschoben werden, die noch am gleichen Tag zu bearbeiten sind. "Priorität 2" bedeutet, es ist ein Tag nach Posteingang Zeit. Welche Ordner nötig sind, überlegt sich jeder selbst, je nachdem, welchen Job und welche Aufgaben er hat.

Dranbleiben: Der Posteingang sollte aufgeräumt und in diese Ordnerstruktur einsortiert werden. Damit nicht bald wieder Chaos herrscht, muss man das Sortieren beibehalten. "Alles, was nicht binnen fünf Minuten bearbeitet werden kann, wird terminiert", rät Friebel. Das bedeutet, die Mail in die Kalenderfunktion zu schieben - es wird somit in den elektronischen Terminkalender eingetragen, verbunden mit einer Erinnerung einige Tage, bevor die in der Mail gewünschte Bearbeitung einer Aufgabe beim Absender vorliegen soll.

Der Absender erhält noch am selben Tag des Posteingangs eine Antwort, bis wann der Inhalt der Mail bearbeitet wird. Etwa: "Sie erhalten die gewünschten Unterlagen bis kommenden Freitag um 14 Uhr." Dass man sich daran hält, versteht sich von selbst.

"Man sollte sich generell die Frage stellen, ob eine Mail nötig ist oder ob man den Sachverhalt auch am Telefon oder im persönlichen Gespräch klären kann", rät Meier. "Über eine E-Mail sollten nur Fakten und Sachverhalte, die nicht weiter zu diskutieren sind, verschickt werden", ergänzt Soucek. "Alles, was einer Abstimmung bedarf wie Terminvereinbarungen, sollte man direkt absprechen."

Hilfreich sei ein Leitfaden zum Umgang mit der Bearbeitung von E-Mails in Unternehmen. "Auf jeden Fall sollte innerhalb einer Abteilung ein gemeinsames Verständnis für die E-Mail-Kommunikation herrschen", erläutert Soucek. "Etwa eine Vereinbarung, dass eine Reaktion auf eine E-Mail nicht sofort erwartet wird."