Kreisarbeit mit App

Bernburg l Im Mai 2019 wurden die 54 Kreistagsmitglieder des Salzlandkreises (SLK) gewählt. Sie gehören elf Parteien und Wählergemeinschaften an, treffen sich ungefähr alle zwei Monate für die gemeinsame Kreistagssitzung und vorab in anderen Ausschüssen im Kreisverwaltungsgebäude in Bernburg. Doch wie werden diese Sitzungen eigentlich vorbereitet? Wer nimmt teil und bis wann müssen die Ladungen zu diesen spätestens raus? All diese Fragen hat der zuständige Fachdienst Zentraler Service der Kreisverwaltung beantwortet.

Sämtliche organisatorischen und inhaltlichen Vorbereitungen für die Arbeit des Kreistags und seiner Ausschüsse laufen im Kreistagsbüro (KTB) zusammen. Organisatorisch ist es im Fachbereich (FB) 1 – Recht und Service für die Kreisverwaltung im Fachdienst (FD) Zen-traler Service angesiedelt.

• Aufarbeitung der Verhandlungsgegenstände in Form von Sitzungsvorlagen

• Festlegung der Beratungsfolge der Verhandlungsgegenstände entsprechend der Hauptsatzung des SLK

▸ Verantwortlich: zuständige Fachbereichs-, Stabsstellen- beziehungsweise Betriebsleiter der Eigenbetriebe

• Erstellung der Ladungen zu den Sitzungen entsprechend den Zuständigkeiten in Abstimmung mit dem jeweiligen Ausschussvorsitzenden, zuständigen Fachbereichsleiter und der Einvernehmensherstellung mit dem Landrat

• Erstellung der Ladungen zu den Kreistagssitzungen in Abstimmung zwischen dem Kreistagsvorsitzenden, Landrat und Fachbereichsleiter Recht und Service

▸ Verantwortlich: KTB

• Reservierung der entsprechenden Räumlichkeiten zur Durchführung der Sitzungen

• Organisation und Vorbereitung der technischen Voraussetzungen (zum Beispiel Aufzeichnungstechnik, Beamer, Leinwand etc.)

▸ Verantwortlich: KTB

„Zwischen der Einladung und der Sitzung müssen mindestens sieben volle Kalendertage liegen. Bei der Einladung in Papierform gilt die Ladungsfrist als gewahrt, wenn sie spätestens am 10. Tage vor der Sitzung zur Post gegeben worden ist. Im Falle der digitalen Kreistagsarbeit sind die Mitglieder verpflichtet, mindestens 7 volle Kalendertage vor dem Sitzungstag gemäß Sitzungskalender des Salzlandkreises aus dem digitalen Kreistagsinformationssystem die Einladung sowie die Sitzungsunterlagen herunterzuladen. Zusätzlich wird den Mitgliedern über die für sie hinterlegte E-Mail-Adresse spätestens am 8. Tage vor der Sitzung die Einladung digital zugesendet und mit dem Hinweis versehen, dass die Unterlagen im digitalen Kreistagsinformationssystem eingestellt sind. Damit gelten die Einladung und die Unterlagen als zugestellt.“ (aus der Geschäftsordnung für den Kreistag und seine Ausschüsse, Paragraf 1, Absatz 3)

Ab der nächsten Sitzungsrolle greifen alle Kreistagsmitglieder (bis auf einen) über die Mandatos-App auf ihre Sitzungsunterlagen zu.

Den berufenen sachkundigen Einwohnern als beratende Mitglieder von Ausschüssen wurde die Möglichkeit eingeräumt, bei Nutzung eigener Hardware mit den entsprechenden technischen Voraussetzungen ebenfalls die Mandatos-App zu nutzen. Von diesem Angebot haben derzeit drei sachkundige Einwohner Gebrauch gemacht.

Alle übrigen sowie die stimmberechtigten und beratenden Mitglieder des Jugendhilfeausschusses, die nicht Kreistagsmitglieder sind, sowie die gewählten Beschäftigtenvertreter der Eigenbetriebe erhalten weiterhin ihre Ladungen sowie die Sitzungsunterlagen in Papierform. Künftig werden die Unterlagen ausschließlich in Schwarz-Weiß-Kopie zur Verfügung gestellt. Aus Kostengründen verzichtet der Salzlandkreis auf die bisherige Praxis von Kopien auf farbigem Papier.

An den Betriebsausschüssen sowie vorberatenden Ausschüssen nehmen neben den Ausschussmitgliedern teil:

• die Betriebsleiter der Eigenbetriebe,

• von ihnen weitere benannte Mitarbeiter (zum Beispiel Buchhalter, Gebietsleiter),

• Fachbereichsleiter und Fachdienstleiter, die Vorlagen einbringen.

An den Sitzungen des Kreistages nehmen neben den Kreistagsmitgliedern teil:

• Fachbereichsleiter,

• Fachdienstleiter oder juristischer Mitarbeiter des Fachdienstes Rechtsangelegenheiten,

• Fachdienstleiter Rechnungsprüfungsamt und Revision oder dessen Vertreter,

• Fachdienstleiter Zentrale Steuerung,

• Fachdienstleiter Zentraler Service,

• Mitarbeiter des Kreistagsbüros und Schriftführer.

Die Teilnahme weiterer Bediensteter der Kreisverwaltung ist grundsätzlich zulässig, wenn dies der Landrat für erforderlich hält. Der Vorsitzende des Kreistages, Thomas Gruschka (CDU), ist vor der Sitzung zu informieren.

Die anwesenden Fachdienstleiter und weiteren Mitarbeiter verfolgen den Beratungsverlauf ihrer eingebrachten Sachthemen und stehen für weiterreichende Anfragen zur Verfügung. Die Anwesenheit der Fachdienstleiter Rechtsangelegenheiten und Rechnungsprüfungsamt dient der Überwachung des ordnungsgemäßen Sitzungsverlaufes gemäß den gesetzlichen Regularien (Hauptsatzung, Geschäftsordnung).

Die Beschlussfähigkeit des Kreistages in seiner jetzigen Zusammensetzung (54 Kreistagsmitglieder) ist mit der Anwesenheit von mindestens 28 Mitgliedern hergestellt.

Kreistagssitzungen verursachen keine zusätzlichen Verwaltungskosten, wie Raum- oder Technikmiete, wenn sie – wie in der Regel – in den eigenen Räumlichkeiten stattfinden. Aus diesem Grund nutzt die Verwaltung in erster Linie den eigenen Sitzungssaal, eigene Versammlungsräume und Equipment. Die Aufwandsentschädigungen für Kreistagsmitglieder, Sitzungsgelder, Sach- und Personalkostenanteile in der Verwaltung sind Bestandteil der Haushaltsplanung und nicht heruntergebrochen auf einzelne Sitzungen.