Wie sieht ein Fahrtenbuch aus?

Kann man ein Fahrtenbuch auch elektronisch führen? Ich notiere mir die Fahrten mit meinem Firmenwagen immer auf Notizblättern und die Zettelwirtschaft treibt mich in den Wahnsinn.

Es antwortet Steuerberater Matthias Kruppa, Geschäftsführer des Steuerberaterverbandes Niedersachsen Sachsen-Anhalt e.V.: Zunächst einmal möchte ich Ihre Frage mit Ja beantworten. Allerdings kann ich das Wort "Zettelwirtschaft" nicht mit einem Fahrtenbuch zusammenbringen: Die Vorgaben für die Form und die Ordnung eines Fahrtenbuches sind sehr konkret.

Lose Zettel zum Beispiel werden vom Finanzamt gar nicht anerkannt. Denn lose Zettel sind nach Ansicht des Bundesfinanzhofs schon rein vom Begriff her kein Fahrtenbuch, also kein geschlossenes Verzeichnis, das nachträglich nicht geändert oder ergänzt werden kann.

Egal, ob elektronisch oder auf Papier: Die Form des Fahrtenbuches muss in sich geschlossen sein, die Eintragungen müssen in einem fortlaufenden Zusammenhang stehen.

Die Fahrten müssen zeitnah aufgezeichnet werden. Notwendig sind dabei die Angaben zu Datum, den Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt, Reiseziel und -zweck. Der Reisezweck kann zum Beispiel der Name des besuchten Kunden sein. Wer Abkürzungen benutzen möchte, muss die Begriffe in einer Legende erklären.

Elektronisch und bequemer kann das Ganze zum Beispiel funktionieren, indem man sich eine so genannte "App", also ein spezielles Anwendungsprogramm für sein Handy, besorgt. Das Programm erfasst die Fahrten und sendet es per E-Mail an ein Fahrtenbuchprogramm auf dem Computer.

Die Daten werden gesperrt, sodass man sie im Nachhinein nicht ändern kann. Bitte beachten Sie, dass eine App ohne Abstriche auch sensible persönliche Daten sendet. Egal, ob Ärzte, die ihre Patienten besuchen, Anwälte ihre Mandanten oder Journalisten ihre Informanten: Anschließend ist alles im Fahrtenbuchprogramm nachzulesen.

Das Finanzamt erkennt übrigens keine Fahrtenbücher an, die mit einem herkömmlichen Tabellenverarbeitungsprogramm am Computer erstellt wurden. Denn hier könnten die Daten ohne Probleme nachträglich geändert worden sein und die Betroffenen können nicht beweisen, dass sie ihre Fahrten zeitnah eingetragen haben.