Ab wann können alte Dokumente weg?

Mainz/Berlin l In vielen Arbeitszimmern stapeln sich Ordner mit alten Verträge und Rechnungen. Oft traut man sich kaum, alte Unterlagen zu entsorgen. „Stattdessen fehlen aber oft wichtige Urkunden“, erklärt Julia Gerhards von der Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz.

Kontoauszüge weisen nach, dass Rechnungen bezahlt wurden und sollten eine Weile aufgehoben werden. Eine einheitliche Frist gibt es nicht. „Grobe Orientierung bietet die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren“, erklärt Sylvie Ernoult vom Bundesverband Deutscher Banken. Sie beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Es ist ein Monat Zeit, um gegen den Steuerbescheid Widerspruch einzulegen. Danach ist er gültig. „Belege und Unterlagen können nach Bestandskraft des Bescheides theoretisch aussortiert werden. Es gibt eine wichtige Ausnahme: Spendenbescheinigungen müssen ein Jahr aufbewahrt werden“, erklärt Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler. Den Bescheid sollten Steuerzahler langfristig aufbewahren. Das Finanzamt kann ihn noch zehn Jahre prüfen.

Solange der Vertrag besteht, sollte man den Versicherungsschein und alle Schreiben aufbewahren. Der Schein wird oft benötigt um Leistungen zu beantragen – etwa bei der Lebensversicherung, erklärt Mathias Zunk vom Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft.

Kassenbons dienen als Nachweis für die gesetzliche Gewährleistung. Quittungen werden benötigt, wenn der Hausratversicherung ein Schaden gemeldet werden soll. Es lohnt sich, zumindest Bons teurer Anschaffungen aufzuheben. „Oft verblassen die Belege nach einiger Zeit“, erklärt Daum. Dann sollten Verbraucher sie kopieren.

Alte Arbeitsverträge können in der Regel entsorgt werden – es sei denn, nur dort steht, dass man eine betriebliche Altersvorsorge abgeschlossen hat. „Auch der Ausbildungsvertrag kann sinnvoll sein, um später beim Rentenantrag die Höhe des Bruttolohns nachzuweisen“, erklärt Daum. Wichtig sind Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung. Die braucht ein Arbeitnehmer, um sein Rentenkonto zu klären – also wie lange er in die Rentenversicherung eingezahlt hat. Davon hängt die Höhe der Rente ab.

Ein Testament, ein Erbschein oder eine Vollmacht gehört sollten im Original vorliegen. Ein Testament in Kopie wäre ungültig. „Dann greift die gesetzliche Erbfolge“, warnt Daum.

Vorsorglich auch die verstorbener Eltern, rät Gerhards. Die Unterlagen kann man aber beim Standesamt erneut besorgen. Von wichtigen Dokumenten eine Kopie machen und an einem anderen Ort aufheben. Kommen die Originale weg, können Betroffene sie so zumindest leichter wiederbeschaffen.