Testphase Papierlose Ratssitzung
Im Havelberger Rathaus wird die papierlose Ratssitzung getestet.
Havelberg l Die papierlose Ratssitzung war schon länger der Wunsch von einigen Havelberger Stadträten. Vor kurzem ist die Testphase dafür im Rathaus angelaufen. Ende des vergangenen Jahres wurde das Programm installiert, berichtet Evelin Bullwan, Sachgebietsleiterin Allgemeine Verwaltung. „Es besteht für jedes Ratsmitglied die Möglichkeit, das zu nutzen. Bisher sind es 14, die aktiv mitmachen wollen.“
Vor einigen Tagen erfolgte die Einweisung für die ersten Nutzer. Von diesen gab es teilweise schon die Rückmeldung, dass sie begeistert sind von diesem Angebot. Andere probieren sich noch aus. In den Fachausschusssitzungen waren bereits die ersten Stadträte zu sehen, die ihre Sitzungsunterlagen auf dem Tablet nutzten. Im Rathaus können sie die Wlan-Verbindung nutzen.
Die papierlose Ratssitzung bringt verschiedene Vorteile mit sich. Vor allem die Einsparung von Papier und Kopierarbeiten. Gerade jetzt zur Haushaltsdiskussion macht sich das besonders bemerkbar. Immerhin hat das reine Finanzpaket allein schon rund 150 Seiten. Hinzu kommt noch ein Berg Papier mit diversen Anhängen.
Die Stadträte, die bereits aktiv bei der papierlosen Sitzung mitmachen, bekommen den Haushalt schon in digitaler Form. Jeder hat einen Stick und wählt sich passwortgeschützt in eine sogenannte Cloud (Wolke) ein, wo alle Daten verschlüsselt gespeichert sind. Dort kann er sich die Unterlagen herunterladen. In den PDF-Seiten lassen sich am Tablet oder Laptop auch Bemerkungen machen – wie auf einer Papierseite. Einzelne Seiten können bei Bedarf natürlich auch ausgedruckt werden.
Stellt Evelin Bullwan zum Beispiel Einladungen in die Cloud ein, erhält der Nutzer automatisch eine E-Mail, die ihn über die neue Post informiert. „Das ist schon eine tolle Sache und spart jede Menge Zeit, Material, Papier, Druckerpatronen, Briefmarken und anderes mehr.“ Allein jede Stadtratseinladung samt Beschlussvorlagen wurde bislang 26 mal pro Sitzung gedruckt und verschickt. Denn außer den Stadträten bekommen auch die Ortsbürgermeister diese Unterlagen. Hinzu kommen zum Beispiel die Ausschusssitzungen und Niederschriften.
Derzeit ist Evelin Bullwan dabei, sämtliche Niederschriften und Beschlüsse seit Beginn der Wahlperiode im Jahr 2014 in den Ratsmanager einzustellen. Damit ist für jeden Nutzer alles schnell auffindbar. Mit einer Stichwortsuche lässt sich ein gesuchtes Thema schnell finden. Langes blättern in dicken Aktenordnern entfällt für sie.
