Oschersleben l Im Frühjahr dieses Jahres hatte die Kommunale Gemeinschaftstelle (KGSt) ihre Arbeit in der Verwaltung der Stadt Oschersleben aufgenommen und die vom Stadtrat beschlossene Organisationsanalyse gestartet.

Aufbau und Abläufe in der Stadtverwaltung unter Berücksichtigung der räumlichen Situation werden unter die Lupe genommen. Als besondere Aufgabenschwerpunkte wurden den Mitarbeitern der KGSt die Optimierung der Dokumentenablage und die Archivierung sowie die Erhöhung der Dienstleistungsqualität nach innen und außen gestellt. Der Ist-Zustand des Stellenplanes im Hinblick auf eine langfristige Personalbedarfsplanung ist ein weiterer wichtiger Gesichtspunkt der Organisationsanalyse.

Interviews mit Mitarbeitern

Wie weit ist die KGSt in den vergangenen Monaten gekommen? Diese Frage wurde während der Stadtratssitzung von Matthias Kreutzer und seiner Kollegin Gabriele Übler beantwortet. In Phase 1 wurde eine Empfehlung zum Stellenplan gegeben, wurde eine Liste von Lösungs- und Verbesserungsvorschlägen erarbeitet. Dabei seien das Wissen und die Fähigkeiten der Mitarbeiter einbezogen worden.

„Zunächst haben wir eine Aufgabenerfassung veranlasst. Welche Aufgaben werden in welchem Umgang von wem erledigt? Um diese Frage besser beantworten zu können, haben wir Workshops organisiert“, berichtete Übler dem Stadtrat. Interviews mit dem Bürgermeister und dem Personalrat wurden geführt. Die Workshops seien von 100 Mitarbeitern besucht worden. „Das war eine sehr intensive Arbeit“, stellte Übler fest.

„Was haben wir in der Stadtverwaltung vorgefunden? Eine kleinteilige Organisation mit zersplitterten Zuständigkeiten“, beschrieben Matthias Kreutzer und Gabriele Übler die Ausgangssituation, die sie auch als „Arrangement mit dem Mangel“ beschrieben. Dieser Mangel beziehe sich sowohl auf die Ausstattung der Arbeitsplätze (zu kleine Bildschirme, kein Sonnenschutz) als auch auf die Außenwirkung. In dieser Hinsicht verwies die KGSt-Mitarbeiterin auf die Situation im Bürgerbüro. Hier sitzen die Leute auf dem Flur, eine Aufrufanlage gibt es nicht. „Innovationen der Mitarbeiter werden nicht unterstützt, das umfangreiche Ideengut nicht aufgegriffen. Es herrscht eine problemorientierte Betriebskultur, die auch von einem großen Misstrauen begleitet wird“, fasste Übler zusammen und ergänzte: „Dennoch haben sich die Mitarbeiter konstruktiv und aktiv in den Prozess eingebracht. Und einiges hat sich bereits getan.“ In diesem Zusammenhang berichteten die KGStler von ersten Reformen in der Organisationsstruktur. So wurden sich ähnelnde Sachgebiete zusammengelegt, eine Stabstelle beim Bürgermeister eingerichtet, Dienstberatungen auf der Ebene der Fachbereichsleiter und des Bürgermeisters werden 14-tägig durchgeführt.

Stellenplan wird Ende des Jahres abgegeben

Was ist notwendig? „Eine konsequentere Zusammenführung von Aufgaben mit fachlicher und inhaltlicher Verwandtschaft. Die Personalentwicklung ist weiter auszubauen. Dazu gehört eine Fluktuations-, Altersstruktur- Qualifizierungs- und Fortbildungsanalyse. Auch die Führungskräfteentwicklung muss analysiert werden“, erklärten die KGSt-Mitarbeiter. Ziel müsse sein, dass der „richtige Mensch am richtigen Arbeitsplatz sitzt.“

Ende des Jahres wird die KGSt den erarbeiteten Stellen- und Bedarfsplan abgeben. Zu Beginn des neuen Jahres sollen die Ergebnisse der Organisationsanalyse präsentiert werden.

Im Haushalt 2016 waren 70 000 Euro für die erste Phase der Organisationsanalyse eingestellt. Dieser Kostenrahmen werde eingehalten.