Tablets statt Papierflut

Hecklingen l Viele Aktenordner füllen die Schränke , wenn Ehrenamtliche über Jahre Ämter besetzen. Der Stadtrat hat in Hecklingen 2018 manchmal zweimal in einem Monat getagt. Finden Sitzungen statt, sind Mitglieder mit Unterlagen auszustatten: Vorlagen, Übersichten, Listen, Präsentationen, Satzungen, Gutachten und viele andere Papiere sind nötig, die im Vorfeld zugestellt oder im Nachgang zusammen mit den Protokollen der Beratungen verschickt werden. In Hecklingen wurde bisher dafür viel Papier genutzt. In anderen Kommunen spart man sich das mittlerweile. So arbeitet beispielsweise der Verbandsgemeinderat der Egelner Mulde digital.

Was das bedeutet, erklärt der Vorsitzende des Verbandsgemeinderates der Egelner Mulde Peter Fries. Er berichtet auf Nachfrage, dass sich der Umgang mit der Technik seit ein paar Jahren eingespielt hat. „Das Ganze ist kein Teufelswerk.“ Auch wenn es anfangs einige Skeptiker gegeben habe. Das Arbeiten mit den Tablets – in Egeln wurden die Räte mit Ipads ausgestattet – gehöre heute einfach dazu.

Und wie funktioniert das Ganze praktisch? Dazu erklärt Fries, dass vor jeder Sitzung die Einladung noch per Post zugeschickt werden, quasi als „Erinnerung. Das sei aber pro Mitglied eben nur ein Blatt. Dann könne sich jedes Mitglied von seinen Tablets oder dem Computer bequem und „taufrisch“ von daheim einloggen und die gesamten Beschlussvorlagen und dazu gehörende Unterlagen einsehen. Die Ratsmitglieder seien auf diesem Weg mit der Verwaltung quasi vernetzt.

Fragt man Fries, welche Vorteile dieses System für ihn hat, meint er, dass auch die grafische Darstellung von beispielsweise Plänen, die fernab des normalen Formats, also größer als ein A-4-Blatt sind, sehr gut gehe.

Bestimmte Ausschnitte ließen sich am Bildschirm besser ansehen, Vergrößerungen seien möglich. Die Auflösung sei sehr gut und besser. So seien bestimmte Sachverhalte und Details auch besser verständlich.

Und natürlich spare man mit der digitalen Ratsarbeit viel Papier. Zehn Beschlüsse pro Sitzung seien im Verbandsgemeinderat keine Seltenheit, rechnet der Bürgermeister der Gemeinde Bördeaue vor. „Pro Blatt vier Blatt Papier, das sind allein schon 40 Blatt Papier pro Sitzung und das für jedes Ratsmitglied“, da komme schon ordentlich was zusammen und das werde jetzt eben gespart.

Vor einigen Jahren brachte Roger Stöcker (SDP) den Vorschlag in Hecklingen ein, künftig digitale Wege zu gehen. Einige Mitglieder äußerten Bedenken, die Mehrheit forderte aber die Verwaltung auf, entsprechende Vorbereitungen zu treffen. Und das wird jetzt konkret. Nämlich mit einem Angebot zur Einführung der Technik. Das liegt am Dienstag, 7. Mai, dem Stadtrat (18 Uhr, Stadtsaal „Stern“) zur Abstimmung vor.

Dass die Verwaltung einen entsprechenden Vorschlag einbringt, stößt bei vielen schon vorab auf offene Ohren.

Roger Stöcker äußerte sich auf Nachfrage positiv dazu. Er erinnerte daran, schon mehrere Anfragen zu dem Thema gestellt zu haben. Diese lägen schon einige Jahre zurück. Die Ersparnis wäre nach der angestrebten Investition langfristig gesehen groß und von Vorteil, meint der Hecklinger. Es gehe ja nicht nur um ein paar Drucker-Patronen, sondern eben auch um den Aufwand, der für das Personal der Verwaltung anfalle, wenn es darum geht, die ganzen Unterlagen zu verschicken. „Ich freue mich, dass wir jetzt endlich digital werden wollen und damit auch etwas für die Umwelt tun und Geld sparen, das vielleicht woanders investiert werden kann“, meinte Stöcker.

Auch Ethel-Maria Muschalle-Höllbch (WGH) findet es gut, dass nun Nägel mit Köpfen gemacht werden sollen. „Dann hört das endlich auf mit dieser wahnsinnigen Papierflut“, sagte sie. Allein in einer Legislaturperiode komme so viel zusammen, bestimmt 20 Ordner, schätzt die Fraktionschefin. „Ich habe zu Hause ein ganzes Archiv“. Mit dem neuen System sei dann vieles auch einfacher und schneller von überall aus zu greifen, schildert die Ortsbürgermeisterin einen entscheidenden Vorteil aus ihrer Sicht. Sie hätte sich gewünscht, dass die Technik schon in der nun bald endenden Legislaturperiode eingeführt worden wäre.

Für Elke Atzler (CDU) bringt die Digitalisierung der Ratsarbeit ebenfalls Vorteile. „Ich finde es toll. Viel Papier ist überflüssig“, sagte sie. Sie wisse mittlerweile gar nicht mehr wohin mit den ganzen Unterlagen. Betrachte man die ehrenamtliche Arbeit in verschiedenen Gremien – von den Ortschaftsräten über die Ausschüsse bis hin zum Stadtrat – kämen sehr viele Seiten über die Jahre zusammen.

„Schade um die Bäume“, merkte die Hecklingerin an. Hinzu komme, dass die Arbeit in den Unterlagen auf dem Computer um einiges einfacher mache. Das sei lesefreundlich. Man könne verschiedene Ausschnitte vergrößern oder markieren oder auf die Wand projizieren, wenn gewünscht. „Ich bin ein absoluter Fan“, sagte Atzler. „Wir können unterm Strich nur alle davon profitieren.“ Die Hecklinger Stadtverwaltung hat sich ein Angebot zur Bereitstellung mobiler Endgeräte (Tablets) eingeholt, über das heute abgestimmt werden soll. Die Technik soll geleast werden. Monatlich würde das die Stadt 351,65 Euro kosten. Die Mittel wurden schon im Haushaltsplanentwurf für 2019 eingestellt. Hinzu kommen Schulungskosten, um die Anwender vorher mit der neuen Technik vertraut zu machen.