Digitale Bearbeitung von Beschlussvorlagen in der Hohen Börde Elektronischer Sitzungsdienst verkürzt ab 2011 die Amtswege
Das digitale Zeitalter hält Einzug in den Sitzungsdienst des Rathauses der Hohen Börde. Mit dem Programm "Session" (deutsch: Sitzung) sollen mittelfristig der Papierverbrauch gesenkt, die Bearbeitungszeit und die Verwaltungswege zwischen den Amtsstuben verringert werden. Für die dazu erforderliche Software hat die Gemeinde Hohe Börde mehr als 10 000 Euro investiert.
Irxleben/Hohe Börde. 450 000 Blatt Papier – das sind stolze 2,2 Tonnen – hat die Gemeinde Hohe Börde bisher für die 114 Sitzungen der verschiedenen politischen Gremien (Gemeinderat mit elf, Ausschüsse 30, Ortschafträte 103 Sitzungen) in einem Jahr verbraucht. Für jede Änderung einer Beschlussvorlage muss bisher ein neuer Beschlussvorschlag für jede beteiligte Person auf Papier neu ausgedruckt und verteilt werden.
Das soll sich mit dem neuen System ändern. Am heimischen Computer könnten bald die Räte der Hohen Börde sämtliche Unterlagen einsehen. Selbst für die interessierte Öffentlichkeit sollen die öffentlich gefassten Beschlussvorlagen online zur Verfügung stehen.
"Uns ist natürlich klar, dass einige Ratsmitglieder weiterhin ihre Unterlagen in Papierform haben möchten, aber wir wollen für die Zukunft gerüstet sein und bieten diese digitale Form des Sitzungsdienstes für unsere Kommunalpolitiker an. Für unsere Mitarbeiter verspreche ich mir eine ganze Reihe von Vorteilen. Vor allem wird es zukünftig schneller gehen", meinte Bürgermeisterin Steffi Trittel.
Mit Beginn des neuen Jahres soll der derzeit noch laufende Probebetrieb beendet und das neue System "scharf geschaltet" werden. Ist die verwaltungsinterne Einführung abgeschlossen, soll die Verfügbarkeit "nach außen" – also für die Räte und die Öffentlichkeit – in Angriff genommen werden.
Prinzip des elektronischen Sitzungsdienstes für die Verwaltung ist: Von der Erstellung einer Vorlage über die Sitzungsbearbeitung, die Anmeldung als Tagesordnungspunkt von Sitzungen, die Festlegung der Beratungsfolge, über Vorberatungen bis zur abschließenden Beschlussfassung werden sämtliche Vorgänge in einer Datenbank erfasst. Alle Vorgänge sind für alle beteiligten Mitarbeiter jederzeit am eigenen Computer abrufbar. Die Bearbeitung der Unterlagen kann somit alle Fachämter übergreifend erfolgen. Per Mausklick können Kenntnisnahmen, Ergänzungen und Änderungen eingegeben werden. Die Zuordnung zu den jeweiligen Sitzungen der beteiligten politischen Gremien erfolgt über die Datenbank. Damit ist die Zeit der langen Wege über die Verwaltungsflure vorbei. Änderungen und Unterschriften werden digital geleistet.
In der Gemeinde Barleben hat man bereits Erfahrungen mit dem gleichen System gesammelt. Für die ersten Wochen nach der "Scharfschaltung" leisten Barleber Verwaltungsmitarbeiter in Irxleben Schützenhilfe.
Einige Mitarbeiter im Irxleber Amt haben sich bereits in das neue System eingefuchst, andere wehren sich noch mit Händen und Füßen. Doch es wird nichts helfen. Das digitale Zeitalter ist nicht aufzuhalten und wird vor keiner Amtsstube Halt machen.
