Anfragen

Räte sauer: Antworten der Verwaltung dauern zu lange / Neue Software soll helfen

Zur ehrenamtlichen Tätigkeit von Ortschafts- und Gemeinderäten gehört es, Anfragen an die Gemeindeverwaltung zu stellen. Dieses Recht ist in der Kommunalverfassung des Landes und der Hauptsatzung der Gemeinde verbrieft. Doch es hakt regelmäßig bei der Beantwortung. Daran soll sich jetzt etwas ändern.

Von Anke Reppin
Das Recht, von der Verwaltung Auskunft zu verlangen, ist in der Kommunalverfassung des Landes Sachsen-Anhalt verbrieft.
Das Recht, von der Verwaltung Auskunft zu verlangen, ist in der Kommunalverfassung des Landes Sachsen-Anhalt verbrieft. Foto: Anke Reppin

Möser - Der Möseraner Gemeinderat Thomas Trantzschel (Die Linke) ist sauer. Der Pietzpuhler Ortsbürgermeister Sven Reinald (Einzelbewerber) ist es auch. Monatelang warteten sie auf die Beantwortung von Anfragen, die sie an die Gemeindeverwaltung gerichtet hatten. Trantzschel machte seinem Unmut auf der jüngsten Sitzung des Gemeinderates Luft, Reinald tat es bei der Sitzung des Pietzpuhler Ortschaftsrates.

Es handelt sich offenbar nicht um Einzelfälle, dass Anfragen von Ortschaftsräten und Gemeinderäten lange unbeantwortet bleiben. Immer wieder sind die Nichtbeantwortung von Anfragen und die langen Wartezeiten Thema in den Ortschaftsräten der Gemeinde.

Kommunalverfassung regelt Recht der Räte

Dabei ist das Recht der Räte ganz klar geregelt. Im Paragrafen 43 des Kommunalverfassungsgesetzes des Landes Sachsen-Anhalt heißt es im Absatz 3 dazu: „Jedes ehrenamtliche Mitglied der Vertretung kann zur eigenen Unterrichtung in allen Angelegenheiten der Kommune und ihrer Verwaltung von dem Hauptverwaltungsbeamten Auskunft verlangen; ihm muss durch den Hauptverwaltungsbeamten Auskunft erteilt werden. Kann der Hauptverwaltungsbeamte Anfragen nicht unverzüglich mündlich beantworten, hat er die Auskunft binnen einer Frist von in der Regel einem Monat schriftlich zu erteilen.“

Weiter heißt es im Kommunalverfassungsgesetz, dass Ausnahmen die Hauptsatzung regele. Doch die Hauptsatzung der Gemeinde Möser regelt keine Ausnahme, sondern unterstreicht das Anfragerecht der Räte noch. In Paragraf 8 heißt es: „Jedes ehrenamtliche Mitglied des Gemeinderates hat das Recht, schriftlich, elektronisch oder in der Sitzung des Gemeinderates und seiner Ausschüsse, denen er angehört, mündlich Anfragen zu allen Angelegenheiten der Gemeinde und ihrer Verwaltung an den Bürgermeister zu richten; die Auskunft ist vom Bürgermeister zu erteilen. ... Kann eine Anfrage während der Sitzung nicht unverzüglich mündlich beantwortet werden, hat der Bürgermeister die Auskunft binnen einer Frist von einem Monat schriftlich zu erteilen.“

Daran, dass es bei der Beantwortung von Anfragen regelmäßig hakt, soll sich nun etwas ändern. „In der Vergangenheit wurde die Beantwortung von Anfragen aus den Gremien unterschiedlich bearbeitet“, sagt Gemeindebürgermeister Bernd Köppen (parteilos). Entweder seien die Anfragen direkt von den Kollegen des Sitzungsdienstes an die zuständigen Sachbearbeiter gegeben oder direkt von den zuständigen Mitarbeitern oder Sachgebietsleitern beantwortet worden.

Aufwand „zeitintensiv und schleppend“

Aufgrund des Arbeitsaufkommens in der Gemeindeverwaltung sei die Kontrolle der rückläufigen Antworten schwer zu organisieren gewesen, räumt Köppen ein. Deshalb sei in der Vergangenheit schließlich eine „zentrale Person“ bestimmt worden. Sie hätte alle Anfragen vom Sitzungsdienst bekommen, weitergeleitet und die Beantwortung fristgerecht überwacht. Dazu sei eine Tabelle mit den Anfragen, Fristen und Antworten geführt worden, erklärt der Gemeindebürgermeister. Allerdings sei auch hier „der händische Arbeitsaufwand mit Mails schreiben, Wiedervorlagen anlegen, bei Kollegen nachfragen, neben der eigentlichen Arbeit sehr zeitintensiv und schleppend“ gewesen. Hinzu seien Informationsdefizite gekommen, wenn es einen personellem Ausfall durch Krankheit oder Urlaub gegeben habe.

Im Mai dieses Jahres hat sich die Gemeindeverwaltung deshalb noch einmal neu aufgestellt. In der zur Sitzungserstellung genutzten Software sei die Möglichkeit der Beschluss- , Anfragen- und Aufgabenkontrolle eingerichtet worden, sagt Köppen. Zur ohnehin angelegten Sitzung könne nunmehr durch den Sitzungsdienst oder einer zu bestimmenden Person zu einem Tagesordnungspunkt die Anfrage von Ortschafts- und Gemeinderäten mit einer Fristsetzung angelegt werden.

Zentrale Stelle für Koordinierung bleibt

Es bleibe zeitgleich dennoch dabei, dass die Koordination an einer zentralen Stelle erfolgt. Dort werde die Beantwortung überwacht, kündigt Bernd Köppen an. Mit nun genutzten Software sei der Arbeitsaufwand „wesentlich geringer“, weil darin alles bearbeitet werden könne, inklusive Fristsetzung und Verschicken von Mails.

Damit die Bearbeitung der Anfragen mittels der neuen Software erfolgen kann, sei technisch noch eine kleine Anpassung im Webserver erforderlich, erläutert Köppen. Wenn diese Anpassung erfolgt sei, dann könnten auch die Gremienmitglieder den Verlauf der Anfragen direkt verfolgen. Bis zur Umsetzung soll vorerst zu jeder Sitzung eine Übersicht der zu diesem Gremium beantworteten Anfragen den Sitzungsunterlagen beigefügt werden, kündigt der Gemeindebürgermeister an.