Schluss mit dem Papierkrieg

Haldensleben l Yvonne Rexhi hat bis 85 194 gezählt. Dann war Schluss. Die Mitarbeiterin im Kreistagsbüro hat jedes Blatt Papier, das in der Kreisverwaltung für Vorlagen, Tagesordnungen und Einladungen rund um den Kreistag im Jahr 2012 benötigt wurde, erfasst. Jedes Blatt beidseitig bedruckt. „Und das war noch ein Jahr ohne einen Nachtragshaushalt“, gibt ihre Kollegin Janina Kluge dabei zu bedenken. Ansonsten wären es weit mehr als 100 000 Blatt Papier gewesen, die dafür „drauf gegangen“ wären.

Das soll jetzt ein Ende haben. Denn nicht nur der Umwelt zuliebe, sondern auch weil eine derartige Menge an Papier auch entsprechend viel Geld kostet, wird der Kreistag jetzt komplett digitalisiert. Das bedeutet: Alle Kreistagsmitglieder erhalten die Einladungen zu Sitzungen ab sofort nur noch per E-Mail – also fallen auch die Kosten für Porto oder Kurierfahrer weg. Sämtliche Vorlagen können sich die Lokalpolitiker aus dem Internet herunterladen. Dazu erhalten sie auf Kosten der Kreisverwaltung ein iPad, das mit einem Programm – einer sogenannten App – bestückt ist, mit der die Kreistagsmitglieder Zugang zu sämtlichen Vorlagen haben. Zudem haben sie die Möglichkeit in alten Vorlagen und Protokollen zu recherchieren.

Das Programm „Allris“ wird bereits seit zehn Jahren von der Kreisverwaltung und dem Kreistag genutzt, bisher allerdings nur als eine Desktop-Version. Nun kann dabei nicht nur in den Vorlagen gelesen werden, mit einem einfachen Fingertipp können auch eigene Notizen in die Unterlagen eingegeben werden, Stellen besonders markiert werden, so dass jeder seine individuelle Vorlage hat. Fast genauso wie bisher, wo jeder mit Kugelschreiber seine Notizen auf eines der 85 00 Blatt Papier gemacht hat. Nur das Papier fällt jetzt weg – und der Kugelschreiber wird durch die eigenen Finger ersetzt.

Überraschend kommt die Umstellung nicht. Bereits vor zwei Jahren wurde im Kreistag ein Grundsatzbeschluss gefasst, dass künftig ein Tablet-PC die Papierberge ersetzen soll. Seitdem hatten die Mitarbeiterinnen des Büros Kreistag/Wahlen sowie die IT-Mitarbeiter der Kreisverwaltung alle Hände voll zu tun, um diesen Schritt vorzubereiten. „Wir wollten das in aller Ruhe angehen und nicht überstürzen“, sagt Janina Kluge. Nur so könne gewährleistet werden, dass der Start des neuen Systems nicht allzu holprig gerät. Für Stephan Mühlberg, IT-Mitarbeiter der Kreisverwaltung, war es deshalb auch wichtig auf die etwas preisintensiveren Tablets des Apple-Konzerns zu setzen. Die Geräte sind weniger anfällig für Viren, zudem sei das Management der Geräte kostengünstiger.

Der Landkreis Börde ist nicht die erste Verwaltung, die auf ein solches System umstellen wird. Zahlreiche Kommunen haben bundesweit bereits kräftig an Papier gespart. Sie dienen dem Kreis als Vorbild. Auch der Anbieter „Allris“ hat sich seine Sporen schon mehr als verdient und unterstützt mehrere Verwaltungen, so dass man sich in der Börde sicher ist, dass technisch alles funktionieren wird. Um die kleinen Fehler und Programmabstürze haben sich Stephan Mühlenberg und sein Team in den vergangenen zwei Jahren intensiv gekümmert.

Und immer wieder haben Janina Kluge und Yvonne Rexhi fleißig gerechnet. Spätestens im Jahr 2018 soll sich die Anschaffung der iPads gerechnet haben. Den Ausgaben für die Anschaffung der iPads (knapp 32 000 Euro) und die Mobilfunkkarten für alle Geräte (jährlich gut 7000 Euro) stehen zahlreiche Ersparnisse gegenüber: Mehr als 5000 Euro werden jährlich an Papier-, Porto- und anderen Sachkosten eingespart. Die Personalkosten in der Poststelle und im Kurierbereich werden um 12 000 Euro gesenkt. „Wir haben lange ausprobiert und an dem System gearbeitet. Jetzt ist die Zeit einfach reif“, so Janina Kluge.

Die ersten 30 iPads wurden bereits – samt entsprechender Schulung – an Kreistagsmitglieder ausgegeben. Spätestens zur nächsten Kreistagssitzung am 16. September sollen dann alle 54 Mitglieder des Gremiums entsprechend ausgestattet sein.

Die Handhabung des neuen Systems wurde in den vergangenen Monaten bereits mit Vertretern aus allen Fraktionen umfangreich getestet und durch die Bank für gut befunden.